E-Rechnung im Handwerk · Stand
E-Rechnung im Handwerk: Welche Pflicht gilt wann?
Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen sie diese im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen auch ausstellen, wenn ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt. Ab 2028 endet die allgemeine Übergangsfrist. Ausnahmen bleiben. Die BMF-FAQ erläutert die Regeln. Hier finden Sie die Fristen, einen Formatvergleich und den aktuellen Funktionsumfang von Meistron.
E-Rechnungspflicht: die Fristen für Handwerksbetriebe
Die Tabelle betrifft steuerpflichtige Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen (B2B), soweit keine Ausnahme greift. Entscheidend ist, wann Sie die Leistung ausführen. Das spätere Schreiben der Rechnung verschiebt diesen Zeitpunkt nicht.
Die Tabelle lässt sich seitlich verschieben.
| Leistungsjahr | Rechnungssteller | Rechnungsform |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Unabhängig vom Umsatz | Papier weiterhin möglich; ein gewöhnliches PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| 2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 € | E-Rechnung für die erfassten inländischen B2B-Umsätze erforderlich. |
| 2027 | Vorjahresumsatz bis einschließlich 800.000 € | Übergangsregel bleibt: Papier weiterhin möglich; PDF mit Zustimmung des Empfängers. |
| Ab 2028 | Unabhängig vom Umsatz | E-Rechnung für die erfassten inländischen B2B-Umsätze erforderlich; gesetzliche Ausnahmen bleiben. |
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr, nicht die Höhe des einzelnen Auftrags. Für bestimmte bisherige EDI-Verfahren gilt eine gesonderte Übergangsregel bis Ende 2027. Grundlage: § 27 Absatz 38 UStG.
Empfangen ist schon heute erforderlich
Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen entgegennehmen können. Eine automatische Verbuchung schreibt die Empfangspflicht nicht vor. Legen Sie im Betrieb fest, wer das Postfach prüft und die Originaldateien ablegt. Siehe BMF: Empfang von E-Rechnungen.
Welche Rechnung braucht Ihr Auftrag?
Prüfen Sie zuerst den Empfänger, dann eine mögliche Ausnahme und anschließend die Frist. Ein Handwerksbetrieb kann gleichzeitig Privatkunden, Unternehmen und Behörden abrechnen; dafür gelten unterschiedliche Anforderungen.
1. Privatkunde oder öffentlicher Auftraggeber?
Bei Privatkunden greift die B2B-E-Rechnungspflicht nicht. Bei Behörden prüfen Sie dagegen die Vorgaben aus dem Auftrag: Format, Leitweg-ID und Eingangskanal. Bund und Länder haben eigene Regeln; die B2B-Übergangsfrist ersetzt diese nicht.
2. Stellen Sie als Kleinunternehmer die Rechnung?
Für eigene Umsätze nach § 19 UStG dürfen Sie weiterhin eine sonstige Rechnung ausstellen. Die Ausnahme richtet sich nach Ihrem Status als Rechnungssteller. Ein Kleinunternehmer als Kunde befreit einen regulär besteuerten Lieferanten nicht von dessen Pflicht.
3. Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro?
Für Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto bleibt eine sonstige Rechnung möglich. Diese Regel gilt unter anderem nicht bei § 13b UStG. Gerade bei Bauleistungen dürfen Sie deshalb nicht allein nach dem Rechnungsbetrag entscheiden.
§ 33 UStDV: Kleinbeträge und Ausnahmen · Reverse Charge bei Bauleistungen
4. Regulärer Geschäftskunde im Inland?
Dann ordnen Sie den Auftrag der Fristentabelle zu. Klären Sie mit der Buchhaltung Ihres Kunden, welches Format sie annimmt und an welche Adresse es geht. Prüfen Sie Leistung, Beträge und Empfängerdaten vor dem Versand gemeinsam mit der gewählten Rechnungsform.
PDF, ZUGFeRD und XRechnung: Was unterscheidet die Formate?
Eine per E-Mail verschickte PDF-Datei ist noch keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Entscheidend sind strukturierte, maschinell verarbeitbare Rechnungsdaten. Die Endung einer Datei allein belegt weder das Format noch dessen Gültigkeit.
Die Tabelle lässt sich seitlich verschieben.
| Format | Was erhalten Sie? | Worauf achten? |
|---|---|---|
| Gewöhnliches PDF | Eine lesbare Darstellung, ohne eingebetteten strukturierten Rechnungsdatensatz. | Gilt als sonstige Rechnung. Auch ein Scan wird durch Texterkennung nicht zur E-Rechnung des Lieferanten. |
| ZUGFeRD als Hybrid | Ein PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML: Ansicht und Datensatz in derselben Datei. | Passendes Profil erforderlich. PDF-Ansicht und XML müssen inhaltlich übereinstimmen. |
| XRechnung | Ein XML-Datensatz nach den XRechnung-Regeln, technisch in UBL oder CII möglich. | Zum Lesen hilft eine Anzeige für XML-Rechnungen. Für Behörden zusätzlich deren Empfängerdaten und Versandweg beachten. |
Formatquellen: FeRD zu ZUGFeRD/Factur-X und KoSIT zum Standard XRechnung.
Das BMF nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als grundsätzlich geeignet, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei einem Widerspruch zwischen XML und PDF ist der strukturierte Teil maßgeblich. BMF zu zulässigen Formaten.
Beide Begriffe haben einen eigenen Lexikoneintrag: ZUGFeRD und XRechnung. Den aktuellen Umfang in Meistron finden Sie im Abschnitt Empfangen und senden.
Musterfall · keine echte Kundenrechnung
Ein Elektroauftrag, zwei unterschiedliche Empfänger
Ein regulär besteuerter Elektrobetrieb tauscht im August 2027 die Beleuchtung eines gewerblichen Büros aus. Beide Unternehmen sitzen in Deutschland. Der Betrieb hatte 2026 einen Gesamtumsatz von einer Million Euro. Für dieses Beispiel wird ein gewöhnlicher Umsatz mit 19 Prozent Umsatzsteuer angenommen; § 13b greift nicht.
- Leistung netto
- 1.200,00 €
- 19 % Umsatzsteuer
- 228,00 €
- Rechnungsbetrag brutto
- 1.428,00 €
Ergebnis: Für diesen B2B-Auftrag ist 2027 eine E-Rechnung erforderlich. Die verlängerte Übergangsregel bis 800.000 Euro greift für den Betrieb nicht. Bei derselben Arbeit für einen privaten Haushalt entsteht diese B2B-Pflicht nicht.
Für die Vorbereitung hält das Büro Auftraggeber, Objektadresse, Leistungsdatum, Materialpositionen und Arbeitsleistung zusammen. Die Rechnung beschreibt konkret, welche Leuchten geliefert und welche Arbeiten ausgeführt wurden. Ein Stundennachweis kann die Beschreibung ergänzen. Er ersetzt die erforderlichen Angaben im strukturierten Rechnungsteil nicht.
Arbeiten Sie dagegen für eine Schule oder ein Rathaus, fragen Sie vor der Rechnung nach Bestellreferenz, Leitweg-ID und Eingangskanal. Übertragen Sie die Regeln aus einem privaten Gewerbeauftrag nicht ungeprüft auf einen öffentlichen Auftrag.
E-Rechnungen in Meistron: Empfang und XML-Versand getrennt betrachtet
ZUGFeRD und XRechnung einlesen
Unter den Eingangsrechnungen laden Sie eine XML-Datei oder ein ZUGFeRD-PDF hoch. Meistron liest unterstützte CII- und UBL-Rechnungsdaten aus; bei einem ZUGFeRD-PDF wird der eingebettete XML-Teil verwendet. Erkannte Angaben werden zur Prüfung vorausgefüllt.
Sie kontrollieren Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge und können den Beleg einem Auftrag zuordnen. Die hochgeladene Originaldatei wird gespeichert. Ein erfolgreiches Auslesen bedeutet dabei keine vollständige Prüfung gegen sämtliche Regeln des jeweiligen Rechnungsstandards.
PDF mit zusätzlicher XML versenden
Beim E-Mail-Versand einer Rechnung kann Meistron zusätzlich zum PDF eine separate CII-XML-Datei anhängen. Diese Ausgabe aktivieren Sie in den Rechnungseinstellungen. Der Empfänger erhält zwei Dateien; die XML ist nicht in das PDF eingebettet.
Dieser Versandweg erzeugt derzeit kein ZUGFeRD-Hybrid-PDF. Einen Ausgangsversand nach den spezifischen XRechnung-Regeln bieten wir derzeit ebenfalls nicht an. Wenn Ihr Auftraggeber ausdrücklich XRechnung verlangt, benötigen Sie dafür einen passenden Erstellungs- und Einreichungsweg.
Ein Ablauf für Inhaber und Büro
- Speichern Sie den Anhang aus dem Rechnungspostfach unverändert. Laden Sie die Originaldatei hoch, statt sie vorher auszudrucken und neu einzuscannen.
- Vergleichen Sie die ausgelesenen Daten mit Bestellung und Lieferung. Fehlende oder nicht erkannte Angaben prüfen und ergänzen Sie selbst.
- Ordnen Sie die Eingangsrechnung bei Bedarf dem Auftrag zu. So bleibt der Beleg beim zugehörigen Vorgang auffindbar.
- Stimmen Sie mit Ihrer Buchhaltung ab, welche Belege und Buchungsdaten sie benötigt. Die Wege für DATEV und Lexware sind separat beschrieben; sie ersetzen keine Formatprüfung beim Rechnungsempfänger.
Für eine einzelne PDF-Rechnung steht außerdem die kostenlose Seite Rechnung schreiben zur Verfügung. Sie erstellt keine strukturierte E-Rechnung und übernimmt keine GoBD-konforme Aufbewahrung. Den Ablauf von Angebot und Rechnung innerhalb von Meistron beschreibt das Rechnungsprogramm für Handwerker.
Sie organisieren die Umstellung ohne eigene Buchhaltungsabteilung? Die Auswahlhilfe Handwerkersoftware für Kleinbetriebe hilft, Zuständigkeiten und die täglichen Abläufe bei der Auswahl zu berücksichtigen.
Meistron 30 Tage kostenlos testenDrei Fragen aus dem Rechnungsalltag
Reicht ein Ausdruck für die Aufbewahrung?
Bewahren Sie die elektronische Originalrechnung maschinell auswertbar auf. Ein Ausdruck allein genügt dafür nicht. Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich acht Jahre; weitere Pflichten können hinzukommen. Planen Sie Zugriff und Export auch für einen späteren Programmwechsel. FeRD zur Aufbewahrung; die organisatorischen Grundlagen erläutert unser Beitrag zu GoBD.
Wie stelle ich eine XRechnung an eine Bundesbehörde?
Lassen Sie sich den vorgesehenen Rechnungseingang und die Leitweg-ID vom Auftraggeber geben. Für die Bundesplattform OZG-RE gibt es unter anderem eine Weberfassung, mit der Rechnungen manuell erstellt werden können. Beachten Sie auch die Vorgaben für Anlagen: Rechnungsbegründende Dokumente werden dort in den XML-Datensatz eingebettet. Eine beliebige XML neben einem PDF genügt nicht. Bund: Einreichung und Rechnungsanforderungen.
Die Datei lässt sich einlesen. Ist sie damit korrekt?
Das Einlesen zeigt zunächst, dass die Software Daten erkennen kann. Ein Validator prüft zusätzlich technische Regeln, etwa Pflichtfelder und Zusammenhänge der Beträge. Ob die Rechnung zu Ihrer tatsächlichen Lieferung und dem Auftrag passt, beurteilen Sie fachlich. KoSIT unterscheidet ausdrücklich zwischen maschineller und fachlicher Prüfung. KoSIT zur XRechnung-Konformität.
Inhaltlich geprüft am . Die Einordnung bezieht sich auf die verlinkten amtlichen Regeln und Formatquellen. Grenzüberschreitende Umsätze und besondere Steuerfälle sind hier nicht abschließend behandelt; für den konkreten Steuerfall hilft Ihre Steuerberatung.
- GoBD-konforme Archivierung
- DSGVO-konform
- Datenbank in Deutschland
- DATEV-Export