Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

für die Nutzung der Software-as-a-Service-Lösung Meistron.

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend “AGB”) gelten für die Nutzung der cloudbasierten Softwarelösung “Meistron” (nachfolgend “Dienst”), die über die Website meistron.app sowie als mobile Applikation für iOS und Android bereitgestellt wird.

2. Vertragspartner

Der Dienst Meistron wird unter der Marke „Meistron“ durch Hephatron UG (haftungsbeschränkt) betrieben.

3. Vertragsgegenstand

Der Anbieter stellt dem Kunden die webbasierte Software Meistron zur Einsatzplanung, Auftragsverwaltung, Zeiterfassung und Rechnungserstellung für Handwerksbetriebe im Rahmen eines Software-as-a-Service-Modells (SaaS) zur Verfügung.

4. Vertragsschluss und Registrierung

Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Kunden auf der Website zustande. Jeder Kunde erhält eine kostenlose Testphase von 30 Tagen. Nach Ablauf der Testphase wird der Dienst kostenpflichtig, sofern der Kunde ein Abonnement abschließt.

5. Preise und Zahlung

Die aktuellen Preise sind auf der Website unter meistron.app/#preise einsehbar. Alle Preise verstehen sich in Euro und zuzüglich der jeweils gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Abrechnung erfolgt je nach gewähltem Zahlungsintervall monatlich oder jährlich im Voraus. Die Zahlung wird über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd. (Stripe) abgewickelt. Verfügbare Zahlungsmethoden sind insbesondere Kreditkarte (Visa, Mastercard, American Express) und SEPA-Lastschrift. Mit der Bestellung erteilt der Kunde Stripe das jeweilige Zahlungsmandat.

5a. Geschäftskundenklausel und Widerrufsrecht

Meistron richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (Gewerbetreibende, Selbständige und juristische Personen) sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts. Der Dienst richtet sich nicht an Verbraucher im Sinne des § 13 BGB. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, dass er den Vertrag in Ausübung seiner gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit abschließt. Ein gesetzliches Widerrufsrecht für Verbraucher gemäß §§ 312g, 355 BGB besteht daher nicht.

5b. Erstattungen und Stornierung

Bereits gezahlte Abonnementgebühren werden grundsätzlich nicht erstattet. Der Kunde kann das Abonnement jedoch jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums (Monat oder Jahr) kündigen (siehe § 6); eine anteilige Rückerstattung der bereits gezahlten Gebühr innerhalb eines laufenden Zeitraums erfolgt nicht. Davon unberührt bleiben gesetzliche Ansprüche auf Rückabwicklung im Falle einer vom Anbieter zu vertretenden, dauerhaften Nichterbringung des Dienstes. Rückerstattungen erfolgen über den jeweils gewählten Zahlungsweg via Stripe.

5c. Langzeit-Datenspeicherung

Ab dem 37. Vertragsmonat fällt für die fortlaufende Vorhaltung der gesamten Konto-Historie (Aufträge, Dokumentationen und Belege über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus) eine Langzeit-Speicher- Gebühr von derzeit 9,99 Euro netto pro Monat an. Der Kunde wird mindestens 30 Tage vor der erstmaligen Berechnung per E-Mail informiert. Die Gebühr wird gemeinsam mit der Abonnementrechnung über den hinterlegten Zahlungsweg (Stripe) abgerechnet. Der Kunde kann die Langzeit-Speicherung vermeiden, indem er vor Beginn des 37. Vertragsmonats kündigt und seine Daten exportiert (siehe § 6a); gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 147 AO) bleiben hiervon unberührt.

5d. Optionales Add-On „Pro-Module“

Optional buchbar ist das Add-On „Pro-Module“ (u. a. DATANORM- Datenimport sowie Bestell- und Lieferantenverwaltung) zu derzeit 49,99 Euro netto pro Monat. Buchung und Kündigung erfolgen in der Anwendung. Das Add-On verlängert sich mit der Hauptlaufzeit und ist zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums kündbar.

5e. Preisanpassungen

Preisänderungen für künftige Abrechnungszeiträume werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform (z. B. E-Mail oder Hinweis in der Anwendung) angekündigt. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden oder nutzt er den Dienst danach weiter, gelten die geänderten Preise; hierauf wird in der Ankündigung gesondert hingewiesen. Im Fall des Widerspruchs sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag zum Wirksamkeitszeitpunkt der Änderung zu kündigen. Bereits vollständig bezahlte Abrechnungszeiträume bleiben unberührt.

6. Laufzeit und Kündigung

Das Abonnement verlängert sich automatisch um die jeweils gewählte Laufzeit, sofern es nicht vor Ablauf der aktuellen Periode gekündigt wird. Die Kündigung kann jederzeit über die Kontoeinstellungen oder per E-Mail an info@meistron.de erfolgen.

6a. Datenexport und Vertragsende

Der Kunde kann seine Daten jederzeit sowie innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende über die integrierte Export-Funktion in gängigen Formaten (z. B. CSV, PDF, ZIP) exportieren. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere Rechnungsdaten, 10 Jahre gemäß § 147 AO, § 257 HGB) bleiben unberührt und werden in eingeschränkter, revisionssicherer Form erfüllt.

7. Support, Beschwerden und Anfragen

7.1 Integrierter Assistent als zentraler Anlaufpunkt

Der Anbieter stellt dem Kunden einen integrierten digitalen Assistenten (nachfolgend “Assistent”) als zentralen und primären Anlaufpunkt für sämtliche Anliegen zur Verfügung. Dies umfasst insbesondere:

• Technischen Support und Hilfestellungen zur Nutzung des Dienstes
• Beschwerden und Reklamationen
• Eskalationen bei ungelösten Problemen
• Anfragen zu Betroffenenrechten nach der DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenportabilität und Widerspruch gemäß Art. 15–21 DSGVO)

7.2 Zustimmung zur Nutzung des Assistenten

Mit der Registrierung erklärt sich der Kunde ausdrücklich damit einverstanden, den integrierten Assistenten als ersten und bevorzugten Kommunikationskanal für alle oben genannten Anliegen zu nutzen. Der Assistent nimmt die Anfrage entgegen, kategorisiert sie und leitet sie automatisiert an das zuständige Support-Team des Anbieters weiter.

7.3 Bearbeitung durch den Anbieter

Sämtliche über den Assistenten eingereichten Anfragen — einschließlich Beschwerden, Reklamationen, Eskalationen und DSGVO-Anfragen — werden vom Anbieter persönlich geprüft und bearbeitet. Der Assistent dient ausschließlich als Eingangskanal; die inhaltliche Bearbeitung erfolgt durch Mitarbeiter des Anbieters. Anfragen zu Betroffenenrechten nach der DSGVO werden innerhalb der gesetzlichen Fristen (in der Regel innerhalb eines Monats gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO) bearbeitet.

7.4 E-Mail-Kontakt

Der Anbieter ist zusätzlich per E-Mail unter info@meistron.de erreichbar. Aufgrund des hohen Anfragevolumens kann die Bearbeitung von Anfragen per E-Mail jedoch erheblich länger dauern oder im Einzelfall nicht zeitnah erfolgen. Der Anbieter empfiehlt daher ausdrücklich die Nutzung des integrierten Assistenten für eine schnelle und zuverlässige Bearbeitung. Die gesetzlichen Fristen für datenschutzrechtliche Anfragen (insbesondere Art. 12 Abs. 3 DSGVO) bleiben hiervon unberührt und werden unabhängig vom gewählten Kommunikationskanal eingehalten.

8. Datenschutz

Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist in unserer Datenschutzerklärung geregelt. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten vorrangig in Rechenzentren innerhalb der EU bzw. des EWR und im Einklang mit der DSGVO. Soweit einzelne Auftragsverarbeiter Daten in Drittländern (insbesondere den USA) verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln). Einzelheiten und die vollständige Liste der Auftragsverarbeiter enthält die Datenschutzerklärung.

9. Verfügbarkeit

Der Anbieter bemüht sich um eine Verfügbarkeit des Dienstes von 99,5 % im Jahresmittel. Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt und rechtzeitig angekündigt.

10. Haftung

Die Haftung des Anbieters ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt, soweit gesetzlich zulässig. Für mittelbare Schäden und entgangenen Gewinn wird nicht gehaftet, es sei denn, der Schaden beruht auf Vorsatz.

10a. Postversand und Verantwortung für Inhalte

(1) Der Anbieter ermöglicht über den Partner Pingen AG den automatisierten Versand von Briefen (Rechnungen, Mahnungen, Angebote und vergleichbare geschäftliche Dokumente). Der Anbieter tritt dabei ausschließlich als technischer Übermittler im Auftrag des Nutzers auf und nimmt keine inhaltliche Prüfung der versendeten Briefe vor. Maßgebend ist insbesondere § 7 DDG (Digitale-Dienste-Gesetz) sowie Art. 6 DSA (Digital Services Act); eine proaktive Überwachung der Inhalte erfolgt nicht und ist gesetzlich auch nicht zulässig.

(2) Der Nutzer ist allein verantwortlich für die Inhalte aller über den Dienst versendeten Briefe sowie für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Empfänger- und Absender-Angaben. Insbesondere ist der Nutzer dafür verantwortlich, dass die gesetzlichen Pflichtangaben (Impressumspflicht, Rechnungsangaben nach § 14 UStG, etc.) eingehalten werden.

(3) Untersagt ist der Versand von Briefen mit folgenden Inhalten:

• drohenden, beleidigenden oder ehrverletzenden Aussagen,
• gefälschten oder unrichtigen Forderungen (z.B. Phantom-Rechnungen),
• Aufforderungen oder Anstiftung zu Straftaten,
• volksverhetzenden, diskriminierenden oder extremistischen Inhalten,
• Inhalten, die Urheber-, Persönlichkeits- oder sonstige Rechte Dritter verletzen,
• Werbung an Empfänger ohne deren vorherige Einwilligung (Spam),
• Briefen, die im Namen Dritter ohne deren Auftrag versendet werden (Identitätsmissbrauch).

(4) Der Anbieter behält sich vor, bei begründeten Hinweisen auf einen Verstoß den Postversand für den Nutzer unverzüglich und ohne Vorankündigung dauerhaft oder vorübergehend zu sperren (Notice-and-Action nach Art. 17 DSA). Eine solche Sperrung wird dem Nutzer mit Begründung in Textform mitgeteilt. Der Nutzer kann über das Beschwerde-Verfahren (Absatz 6) Einspruch erheben.

(5) Der Nutzer stellt den Anbieter von allen Ansprüchen Dritter — einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung — frei, die sich aus rechtswidrigen Brief-Inhalten, unrichtigen Empfänger-Angaben oder Verstößen gegen die in Absatz 3 genannten Verbote ergeben. Diese Freistellungspflicht besteht auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort, soweit die zugrundeliegenden Ansprüche während der Vertragslaufzeit entstanden sind.

(6) Beschwerden Dritter über Brief-Inhalte können an missbrauch@hephatron.com gerichtet werden. Der Anbieter prüft jede Beschwerde innerhalb von 48 Stunden in Werktagen und entscheidet über das weitere Vorgehen. Bei begründetem Verdacht erfolgt eine unverzügliche Sperrung gemäß Absatz 4.

(7) Der Anbieter speichert pro versendetem Brief: Versanddatum, Absender- und Empfänger-Anschrift, ein revisionssicheres Abbild des versendeten Dokuments (Frozen PDF nach GoBD) sowie den auslösenden Nutzer-Account für mindestens zehn Jahre. Diese Daten werden auf rechtmäßige Anforderung an Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörden gemäß § 100a StPO, § 17 PostG und vergleichbarer Rechtsgrundlagen herausgegeben.

(8) Der Anbieter kann pro Tenant ein Tages-Limit für die maximale Anzahl versendeter Briefe festlegen (Standard: 100 Briefe pro Kalendertag). Eine Erhöhung ist auf Antrag des Inhabers möglich. Diese Begrenzung dient dem Schutz vor Massen-Missbrauch.

(9) Vor dem ersten Postversand wird der auslösende Nutzer einmalig auf die Bestimmungen dieses Paragraphen hingewiesen und muss diese ausdrücklich bestätigen. Die Bestätigung wird mit Zeitstempel und IP-Adresse revisionssicher gespeichert. Bei Änderungen dieses Paragraphen ist eine erneute Bestätigung erforderlich.

(10) Der Versand-Dienst Pingen AG (Stiftstrasse 11, 8952 Schlieren, Schweiz) ist Sub-Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 Abs. 4 DSGVO. Der Nutzer willigt mit der Nutzung des Postversand-Dienstes in den Einsatz von Pingen als Sub-Verarbeiter ein. Eine Liste aller eingesetzten Auftragsverarbeiter ist in der Datenschutzerklärung einsehbar.

11. Änderungen dieser AGB

Änderungen dieser AGB werden dem Kunden mindestens vier Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt und in der Anwendung zur erneuten Zustimmung vorgelegt. Stimmt der Kunde nicht zu, kann die weitere Nutzung des Dienstes von der Annahme der geänderten AGB abhängig gemacht werden; der Kunde ist in diesem Fall berechtigt, den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung außerordentlich zum Änderungszeitpunkt zu kündigen. Auf die Bedeutung des Schweigens bzw. der Weiternutzung wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen.

12. Auftragsverarbeitung

Soweit der Kunde im Rahmen der Nutzung personenbezogene Daten Dritter (z. B. seiner Endkunden oder Mitarbeiter) verarbeitet, ist der Kunde Verantwortlicher und der Anbieter Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Es gilt ergänzend der Auftragsverarbeitungsvertrag, abrufbar unter meistron.app/legal/avv.

13. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Stand: 10. Juni 2026 · Neu seit Stand 10. Juni 2026: Langzeit- Datenspeicherung (§ 5c), Pro-Module-Add-On (§ 5d), Preisanpassungen (§ 5e), Datenexport (§ 6a), Änderungsvorbehalt (§ 11) und Auftragsverarbeitung (§ 12).