Zimmerei-Software für Angebot, Baustelle und Rechnung

Eine Zimmerei braucht für einen Dachstuhl, einen Anbau oder eine Holzüberdachung mehr als einen Kalender. Im Büro muss nachvollziehbar bleiben, was angeboten wurde, welches Team vor Ort war und welche Leistungen zur Abrechnung gehören. Meistron hält dafür Kunden, Aufträge, Termine, Dokumentation und Belege zusammen. Ein Auftrag ist der gemeinsame Bezug für Büro und Baustelle; mehrere Aufträge können in einem Projekt zusammengefasst werden.

Für einen kleineren Auftrag können Vorbereitung und Montage beim selben Auftrag bleiben. Bei mehreren Bauabschnitten hilft eine klare Benennung, etwa „Anbau – Vorbereitung“ und „Anbau – Montage“. Legen Sie die Aufteilung nach Ihrer tatsächlichen Arbeit fest. Ein zusätzlicher Auftrag ist nur dann hilfreich, wenn Sie die Termine, Stunden oder Abrechnung auch getrennt verfolgen möchten. Die Software entscheidet nicht, welche Bauabschnitte fachlich oder vertraglich zusammengehören.

Das folgende Beispiel beschreibt einen möglichen Ablauf für eine kleine Holzüberdachung. Es ist kein Bericht über einen Meistron-Kunden. Die Reihenfolge zeigt, welche Information an welcher Stelle gebraucht wird; die technische Ausführung und die Vereinbarungen mit dem Auftraggeber legen Sie selbst fest.

So könnte die Gliederung eines Angebots aussehen. Alle Mengen und Zeiten sind frei gewählt und dienen nur der Erläuterung. Das Beispiel enthält keine Preise und ist weder eine Materialliste zur Ausführung noch eine Bemessung der Konstruktion. Querschnitte, Verbindungen und die konkrete Dachausführung kommen aus Ihrer gesonderten Planung.

Beschreiben Sie die Ausführung so, dass der Kunde die angebotene Leistung erkennt: welches Holz, welche Oberfläche und welche Montagearbeiten dazugehören. Bei der Position „Dachbekleidung“ reicht die Quadratmeterzahl allein nicht aus. Auch das vorgesehene Material und der Umfang der Befestigung sollten aus dem Angebot hervorgehen. Vereinbarte Eigenleistungen des Kunden halten Sie ebenso fest wie Arbeiten, die ein anderer Betrieb übernimmt.

Eine Angebotskalkulation beginnt mit Ihrer Mengenermittlung und Ihrem Arbeitsablauf. Meistron gibt Ihnen dafür keine fertigen Holzbau-Richtzeiten und keine Kalkulationsdatenbank vor. Sie legen fest, wie viel Material benötigt wird, welcher Verschnitt zu berücksichtigen ist und welche Arbeitszeit Sie ansetzen. Diese Annahmen fließen in Ihre Angebotspositionen ein. Ein aus einem Plan berechneter Materialbedarf oder eine Abbundliste wird dadurch nicht erzeugt.

Rechnen Sie Arbeitszeit in Personenstunden. Zwei Mitarbeiter, die jeweils sechs Stunden montieren, leisten zusammen zwölf Stunden. Die Dauer des Termins beträgt trotzdem sechs Stunden. Im Beispiel oben sind 40 Personenstunden über Vorbereitung und Montage verteilt. Prüfen Sie zusätzlich, ob Transport, Rüsten und eine spätere Nacharbeit bereits enthalten sind. So erkennen Sie vor dem Angebot, ob eine Tätigkeit in der Kalkulation fehlt oder doppelt angesetzt wurde.

Der eigene Stundenkostensatz und der Verkaufspreis einer Stunde erfüllen verschiedene Aufgaben. Der erste hilft bei der Bewertung Ihrer Kosten, der zweite steht gegebenenfalls im Angebot. Der kostenlose Stundensatz-Rechner zeigt einen vereinfachten Ansatz aus Betriebskosten und verrechenbaren Stunden. Nach dem Auftrag kann der Inhaber in der Gewinn-Analyse die erfassten Kosten und den abgerechneten Umsatz betrachten. Die Aussage hängt davon ab, ob Zeiten, Einkaufspreise, Kostensätze und zugeordnete Eingangsrechnungen gepflegt sind.

In Meistron erfassen Sie am Auftrag Längen, Flächen, Volumen oder eine frei definierte Größe. Bei Fläche und Volumen kann das Programm aus den eingegebenen Abmessungen das Ergebnis berechnen. Eine rechteckige Fläche mit 3 Metern Länge und 6 Metern Breite ergibt beispielsweise 18 Quadratmeter. Ob dieser Ansatz die tatsächliche Dachfläche oder nur eine Grundfläche beschreibt, müssen Sie bei der Messung und Benennung unterscheiden.

Geben Sie jeder Position einen verständlichen Namen und ergänzen Sie Besonderheiten in den Notizen. Ein Foto mit Markierung hilft, eine Messstelle wiederzufinden; es ersetzt kein geprüftes Maß. Die Aufmaß-Positionen erscheinen im Auftragsnachweis. Eine automatische Übernahme der Mengen aus Bauplänen, Lasermessung oder eine CAD-Konstruktion ist damit nicht verbunden. Für Angebot und Rechnung prüfen und übernehmen Sie die passenden Mengen in Ihre Belegpositionen.

Für die Rechnung gibt es zwei Ausgangspunkte: Sie wandeln ein Angebot in eine Rechnung um oder erstellen die Rechnung mit den Daten aus dem Auftrag. Über „Aus Auftrag übernehmen“ werden erfasste Stunden und zugewiesenes Material zu Rechnungspositionen. Das ist eine bewusste Übernahme. Das Starten eines Timers verschickt keine Rechnung, und eine Materialbuchung entscheidet nicht, ob eine zusätzliche Leistung vereinbart wurde.

Prüfen Sie vor dem Versand, ob angebotene Positionen und übernommene Auftragsdaten dieselbe Leistung abbilden. Eine bereits pauschal enthaltene Montage darf nicht versehentlich ein zweites Mal als Stundenposition erscheinen. Bei mehreren Aufträgen eines Kunden können Inhaber und Büro am Rechner die Projektabrechnung nutzen. Für den Kunden sollte aus dem Beleg weiterhin erkennbar sein, welche Arbeiten abgerechnet werden. Informationen zum Belegaufbau und zur E-Rechnung finden Sie auf der Seite zum Rechnungsprogramm.

Vergleichen Sie zunächst die Grundlage Ihrer Planung mit der tatsächlichen Arbeit. Musste das Team ein zweites Mal anfahren? Wurde in der Halle mehr vorbereitet als erwartet? Solche Fragen lassen sich besser beantworten, wenn Stunden und Material beim richtigen Auftrag stehen. Ein Auftrag ohne versendete Rechnung ist in der Gewinn-Analyse zunächst ein Auftrag mit angefallenen Kosten; daraus allein lässt sich noch kein endgültiges Ergebnis ableiten.

Für den nächsten ähnlichen Auftrag übernehmen Sie nicht blind die alten Mengen. Prüfen Sie stattdessen, welche Annahme sich verändert hat: Zugang zur Baustelle, Montageumfang, Material oder Zahl der Fahrten. Aus dieser Prüfung entsteht eine bessere Grundlage für Ihr nächstes Angebot. Meistron stellt die erfassten Auftragsdaten bereit; die fachliche Bewertung und die Entscheidung über Ihre nächste Kalkulation bleiben bei Ihnen.

Wenn der Inhaber selbst auf der Baustelle arbeitet, muss die spätere Abrechnung trotzdem vorbereitet sein. Vereinbaren Sie im Team zunächst, wo Zeiten, Materialmengen und Absprachen festgehalten werden. Probieren Sie den Ablauf mit einem überschaubaren Auftrag von der Besichtigung bis zum Beleg. So fällt auf, welche Information das Büro tatsächlich braucht und welche Eingabe unterwegs fehlt. Der Leitfaden für Kleinbetriebe beschreibt diesen Einstieg für Betriebe, in denen wenige Personen die Arbeit auf Baustelle und im Büro teilen.