Ratgeber · Forderungen · Mahnwesen
Kunde zahlt nicht — was tun?
Die Arbeit ist gemacht, die Rechnung verschickt — und das Geld kommt nicht. Für Handwerksbetriebe ist das mehr als ein Ärgernis: Material ist verauslagt, Löhne sind gezahlt. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie professionell an Ihr Geld kommen — vom freundlichen Nachfassen bis zum Mahnbescheid — und wie Sie Zahlungsausfälle künftig vermeiden.
In sechs Schritten zur bezahlten Rechnung
1. Fälligkeit und Rechnung prüfen
Bevor Sie nachfassen: Ist die Rechnung wirklich fällig? Prüfen Sie das Rechnungsdatum, das vereinbarte Zahlungsziel und ob die Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält (fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum). Eine formal fehlerhafte Rechnung ist der häufigste — und vermeidbarste — Grund für berechtigte Zahlungsverweigerung.
2. Freundlich erinnern (Zahlungserinnerung)
Die meisten offenen Rechnungen sind kein böser Wille, sondern Vergesslichkeit. Eine freundliche Zahlungserinnerung wenige Tage nach Fälligkeit löst den Großteil der Fälle: kurz, sachlich, mit Rechnungsnummer, Betrag und neuer Frist (üblich: 7–14 Tage). Ton wahren — der Kunde von heute ist der Auftraggeber von morgen.
3. Mahnung schicken — und den Verzug herstellen
Zahlt der Kunde weiterhin nicht, folgt die Mahnung. Mit der Mahnung gerät der Kunde grundsätzlich in Verzug (§ 286 BGB). Wichtig zu wissen: Bei Rechnungen an Unternehmen — und an Verbraucher, wenn die Rechnung einen entsprechenden Hinweis enthält — tritt der Verzug in der Regel auch ohne Mahnung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Dokumentieren Sie jede Mahnstufe mit Datum.
4. Verzugszinsen und Mahnpauschale geltend machen
Ab Verzug dürfen Sie Verzugszinsen berechnen (§ 288 BGB): gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte, gegenüber Unternehmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Im B2B-Geschäft kommt in der Regel eine Pauschale von 40 € hinzu. Mahngebühren für weitere Mahnungen sollten als saubere, eigene Belege dokumentiert sein — nicht als handschriftlicher Zuschlag.
5. Letzte Frist mit klarer Ansage
Die zweite Mahnung kündigt die nächste Stufe konkret an: gerichtliches Mahnverfahren oder Übergabe an ein Inkassounternehmen. Eine klare letzte Frist (z. B. 10 Tage) mit benannter Konsequenz wirkt oft besser als drei weitere höfliche Briefe.
6. Mahnbescheid oder Inkasso
Bleibt die Zahlung aus, beantragen Sie einen gerichtlichen Mahnbescheid (online über das Mahnverfahren der Justiz, ohne Anwalt möglich) oder übergeben an Inkasso bzw. Anwalt. Der Mahnbescheid hemmt auch die Verjährung — Werklohnforderungen verjähren regelmäßig in 3 Jahren zum Jahresende (§ 195 BGB). Wägen Sie Aufwand und Forderungshöhe ab.
Musterformulierung: Zahlungserinnerung
„Sehr geehrte/r …, sicherlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen: Unsere Rechnung Nr. RE-2026-#### vom TT.MM.JJJJ über X.XXX,XX € ist seit dem TT.MM.JJJJ fällig. Wir bitten um Ausgleich bis zum TT.MM.JJJJ auf das unten genannte Konto. Sollte sich die Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen …"
Nicht abtippen: Im kostenlosen Mahnungs-Generator wählen Sie die Stufe, tragen Rechnungsnummer und Betrag ein und laden das fertige Schreiben als PDF herunter — inklusive Forderungsaufstellung.
Das Nachfassen muss kein Mensch machen
Der häufigste Grund, warum Geld liegen bleibt, ist banal: Im Tagesgeschäft denkt niemand daran, der dritten offenen Rechnung hinterherzulaufen. Genau dafür gibt es das automatische Mahnwesen in Meistron: Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung gehen nach Ihren Fristen automatisch raus, Mahngebühren werden als saubere, GoBD-konforme Korrektur-Rechnungen angelegt, und für Stammkunden mit Zahlungsplan pausieren oder stunden Sie einzelne Rechnungen per Klick.
Noch besser ist die Rechnung, die gar nicht erst offen bleibt: Mit Kartenzahlung direkt vor Ort kassieren Sie Kleinaufträge und Wartungseinsätze, bevor Sie vom Hof fahren.
Zahlungsausfälle vermeiden, bevor sie entstehen
- Rechnung sofort nach Abschluss stellen — je näher am Einsatz, desto selbstverständlicher die Zahlung
- Vor Ort kassieren: Kartenzahlung direkt nach dem Einsatz macht die Mahnfrage überflüssig
- Kurze Zahlungsziele vereinbaren (7–14 Tage statt 30)
- Abnahme dokumentieren: Unterschrift des Kunden plus Fotos der fertigen Arbeit entkräften spätere Einwände
- Pflichtangaben automatisch korrekt: GoBD-konforme Rechnungsstellung mit fortlaufenden Nummern
- Mahnstufen automatisieren, damit kein Fall liegen bleibt — freundlich, pünktlich, dokumentiert
Hinweis: Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen wieder (Stand 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei hohen Forderungen oder strittigen Sachverhalten empfiehlt sich anwaltliche Unterstützung.