Produkt-Tour der Handwerkersoftware Meistron — fünfzehn Arbeitsabläufe
Fünfzehn Arbeitsabläufe.
Eine Plattform.
Scrollen Sie durch den kompletten Workflow — vom ersten Auftrag bis zur automatisierten Buchhaltung. Jeder Schritt wird live demonstriert.
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Schritt 01
Meistron einrichten
Firmenprofil
Verwalten Sie Ihre Firmeninformationen und das Branding für PDF-Exporte.
Firmendaten
Firmenname
Adresse
Steuernummer
USt-IdNr.
Rechnungsvorlage
Akzentfarbe
Färbt Überschriften, Linien und Summen in der Rechnungs-PDF.
Vorschau
Elektro Sandmann GmbH
Industriestraße 14 · 90443 Nürnberg
Einstellungen gespeichert
Branding aktualisiert
Was das ist
Bevor Sie loslegen: Firmenprofil, Rechnungsvorlage, Team und Zahlungen einmal sauber konfigurieren. Diese Einstellungen erscheinen auf allen Rechnungen, in jeder App und im Kundenportal.
So geht's
- 1Firmenprofil: Name, Adresse, Steuernummer und USt-ID eingeben – Pflichtangaben für jede Rechnung.
- 2Rechnungsvorlage: Logo hochladen, Akzentfarbe wählen, Fußzeile (Bank, Geschäftsführer) anpassen.
- 3Team: Mitarbeiter per E-Mail einladen, Rollen festlegen (Inhaber, Büro oder Monteur).
- 4Zahlungen: Stripe Connect verbinden für Tap to Pay und Online-Zahlung über das Kundenportal.
Tipps
- Eine bestehende Rechnung als PDF hochladen – Meistron übernimmt Logo und Farben automatisch.
- Steuerberater-Daten direkt im Firmenprofil – kein separater DATEV-Setup nötig.
- Stripe Connect dauert 5 Minuten und ist Pflicht für Kartenzahlung vor Ort.
Schritt 02
Auftrag erstellen
Neuer Auftragstermin
Erfassen Sie die Details für den neuen Auftragstermin.
Auftragsdaten
Auftragstitel *
Beschreibung
Datum & Uhrzeit *
Startdatum *
Startzeit *
Enddatum *
Endzeit *
Kunde (optional)
Ausführungsort
Adresse
Zugewiesen an *
Zugewiesene Mitarbeiter sehen diesen Auftragstermin in ihrer App und können zum Einsatzort navigieren.
Auftrag erstellt
Push an Lukas Berger
Was das ist
Ein Auftrag ist die zentrale Einheit in Meistron. Er bündelt alle Informationen zu einem Job: Kunde, Beschreibung, Termine, Fotos, Zeiten und Rechnungen.
So geht's
- 1Klicken Sie auf "Neuer Auftrag" auf der Aufträge-Seite oder im Dashboard.
- 2Geben Sie Titel, Beschreibung und optional einen Kunden ein.
- 3Wählen Sie den Ausführungsort – dieser wird auf der Karte angezeigt und für die Navigation verwendet.
- 4Der Auftrag startet im Status „Geplant“.
Tipps
- Sie können den Kunden auch direkt beim Erstellen des Auftrags neu anlegen.
- Die Auftragsnummer wird automatisch vergeben (z.B. JOB-0042).
Schritt 03
Termin planen und Team zuweisen
Kalender
KW 22 · 25.05. – 31. Mai 2026Termin verschoben
Push an Sarah Klein
Was das ist
Planen Sie wann und von wem der Auftrag ausgeführt wird. Termine erscheinen im Kalender und auf den Smartphones Ihrer Mitarbeiter.
So geht's
- 1Öffnen Sie den Kalender und klicken Sie auf einen Tag oder nutzen Sie „Neuer Auftrag“.
- 2Wählen Sie den zugehörigen Auftrag aus.
- 3Legen Sie Datum, Uhrzeit und Dauer fest.
- 4Weisen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter zu.
Tipps
- Per Drag & Drop können Sie Termine im Kalender verschieben.
- Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Termine in der App.
- Bei Terminüberschneidungen erhalten Sie eine Warnung.
Schritt 04
Kunden buchen online selbst
Was das ist
Geben Sie Ihren Kunden einen privaten Buchungslink. Sie wählen rund um die Uhr im Kalender einen freien Tag und eine Uhrzeit und schicken eine Terminanfrage — ohne Telefon, ohne Login. Jede Anfrage landet zuerst bei Ihnen; erst wenn Sie annehmen, wird daraus ein Auftragstermin.
So geht's
- 1Online-Buchung in den Einstellungen aktivieren — ein privater Link wird automatisch erzeugt.
- 2Link teilen: E-Mail-Signatur, eigene Website, Visitenkarte oder als QR-Code.
- 3Der Kunde wählt im Kalender Tag + Uhrzeit und gibt Kontakt + Ort (mit Karte) an.
- 4Sie nehmen an, schlagen einen anderen Termin vor oder stellen eine Rückfrage — alles mit einem Tipp.
Tipps
- Buchbare Zeiten kommen automatisch aus Arbeitszeiten, Urlaub und Kalender — keine Doppelbuchungen.
- Inhaber und Büro bekommen jede neue Anfrage sofort als Push-Benachrichtigung.
- Spam-Schutz ist eingebaut, den Buchungslink können Sie jederzeit widerrufen.
Schritt 05
Vor Ort dokumentieren & abschließen
Direkt vor Ort: Fotos festhalten, Bericht erfassen, Kunde unterschreibt — Auftrag in der App abgeschlossen
Was das ist
Ihr Monteur dokumentiert die Arbeit direkt auf dem Smartphone: Fotos machen, Skizzen zeichnen, Zeiten erfassen, Material erfassen – und am Ende die Kundenunterschrift einholen. Damit ist der Auftrag rechtssicher abgeschlossen.
So geht's
- 1Öffnen Sie den zugewiesenen Auftrag in der App und setzen Sie den Status auf „In Bearbeitung“.
- 2Fotos und Skizzen über den Foto-Tab – sofort synchronisiert mit dem Büro.
- 3Stoppuhr starten für Zeiterfassung, Material per Scanner direkt der Rechnung zuordnen.
- 4Tippen Sie auf „Als dokumentiert abschließen“ und holen Sie die Unterschrift des Kunden ein.
Tipps
- Skizzen werden als eigene Datei gespeichert – das Original-Foto bleibt erhalten.
- Auf dem iPad im Querformat unterschreiben lassen – mehr Platz für saubere Signaturen.
- Die Unterschrift wird automatisch in den Auftragsnachweis-PDF eingebettet.
Schritt 06
Materialkatalog & Bestand
Materialien
Materialien, Arbeitsleistungen und Positionen für Rechnungen.
Bestand bei Rechnungsversand abziehen
Aktiv: beim Versand einer Rechnung wird der Bestand automatisch reduziert.
Gesamt
6
Aktiv
6
Unter Min.
1
Kategorien
6
| Bezeichnung | Art.-Nr. | Art | Einzelpreis | Einheit | Status | Bestand | Lagerort | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
NYM-J 3x1,5 mm² Mantelleitung | NYM-3X15 | Kabel | 1,29 € | m | Aktiv | 320 | Regal A1 | ||
Steckdose Schuko UP weiß | STD-SCH-WS | Schalter | 3,49 € | Stk | Aktiv | 84 | Regal B2 | ||
LS-Schalter B16 1-polig | LS-B16 | Sicherung | 6,90 € | Stk | Aktiv | 12/ Min 25 | Regal C1 | ||
Verteilerdose AP 85x85 | VD-AP-85 | Dosen | 2,15 € | Stk | Aktiv | 56 | Regal B4 | ||
LED-Einbaustrahler 7W 3000K | LED-ES-7W | Beleuchtung | 9,80 € | Stk | Aktiv | 41 | Regal D3 | ||
Kabelbinder 200mm schwarz | KB-200-SW | Zubehör | 4,20 € | Pkg | Aktiv | 18 | Regal E1 |
Bestand gebucht
+20 Stück · LS-Schalter B16
Was das ist
Führen Sie Ihren Materialkatalog mit Artikelnummern, Lagerort, Mindestbestand und Bildern. Meistron warnt automatisch, wenn ein Artikel zur Neige geht, und reduziert den Bestand bei jedem Rechnungsversand selbstständig.
So geht's
- 1Öffnen Sie „Materialien“ in der Sidebar.
- 2Legen Sie für jeden Artikel Bezeichnung, Artikelnummer, Einheit und Einzelpreis fest.
- 3Tragen Sie pro Artikel Bestand, Mindestbestand und Lagerort ein.
- 4Buchen Sie Eingang, Ausgang und Inventur direkt in der Detailansicht – jede Bewegung wird GoBD-konform protokolliert.
Tipps
- Der Filter „Unter Mindestbestand“ zeigt sofort alle Artikel, die nachbestellt werden müssen.
- Etiketten für Lagerregale drucken Sie als A4-Bogen (Code 128 oder QR) direkt aus dem Katalog.
- Auf iOS und Android haben Sie den gesamten Katalog auch unterwegs dabei – inkl. Bildern und Standort.
Schritt 07
Barcode, QR & NFC scannen
Material per Barcode oder QR scannen — Lagerbestand sofort anpassen, Wareneingang in einem Tipp buchen
Was das ist
Passen Sie Ihren Lagerbestand direkt am Regal an – EAN-8/13, Code 128, QR und NFC werden erkannt. Der gescannte Artikel erscheint sofort, und Sie buchen Wareneingang, Ausgang oder Inventur mit einem Tipp. Ideal für die schnelle Inventur im Lager.
So geht's
- 1Tippen Sie in der Materialliste auf das Scanner-Symbol.
- 2Halten Sie das Smartphone über den Barcode oder QR-Code – Meistron erkennt das Format automatisch.
- 3Buchen Sie direkt Wareneingang oder korrigieren Sie den Bestand – jede Bewegung wird GoBD-konform protokolliert.
- 4Kein Treffer? Der Neuanlage-Dialog öffnet sich mit vorausgefüllter Artikelnummer.
Tipps
- iOS nutzt Apples CoreNFC, Android nutzt ML Kit – in beiden Fällen ohne externe Hardware.
- Für NFC-Etiketten reichen Standard-NDEF-Tags ab ca. 30 Cent pro Stück.
- Nicht jedes Gerät hat NFC-Reader – Barcode/QR funktioniert auf jedem Smartphone mit Kamera.
Schritt 08
Etiketten in einem Klick
Materialien
Materialien, Arbeitsleistungen und Positionen für Rechnungen.
Bestand bei Rechnungsversand abziehen
Aktiv: beim Versand einer Rechnung wird der Bestand automatisch reduziert.
Gesamt
6
Aktiv
6
Inaktiv
0
Kategorien
6
| Bezeichnung | Art.-Nr. | Art | Einzelpreis | Einheit | Status | Bestand | Lagerort | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
NYM-J 3x1,5 mm² Mantelleitung | NYM-3X15 | Kabel | 1,29 € | m | Aktiv | 320 | Regal A1 | |||
Steckdose Schuko UP weiß | STD-SCH-WS | Schalter | 3,49 € | Stk | Aktiv | 84 | Regal B2 | |||
LS-Schalter B16 1-polig | LS-B16 | Sicherung | 6,90 € | Stk | Aktiv | 12 | Regal C1 | |||
Verteilerdose AP 85x85 | VD-AP-85 | Dosen | 2,15 € | Stk | Aktiv | 56 | Regal B4 | |||
LED-Einbaustrahler 7W 3000K | LED-ES-7W | Beleuchtung | 9,80 € | Stk | Aktiv | 41 | Regal D3 | |||
Kabelbinder 200mm schwarz | KB-200-SW | Zubehör | 4,20 € | Pkg | Aktiv | 18 | Regal E1 |
6 QR-Etiketten erstellt
3 Materialien · A4-PDF zum Drucken bereit
Was das ist
Drucken Sie Etiketten für Lagerregale, Werkzeuge oder Material-Boxen als PDF – wahlweise mit Code-128-Barcode oder QR-Code. Drei Etiketten pro Reihe auf A4, automatisch ausgerichtet.
So geht's
- 1Öffnen Sie den Materialkatalog (Web) oder die Materialliste (Mobile).
- 2Wählen Sie Artikel an oder drucken Sie alle Artikel mit Artikelnummer.
- 3Tippen Sie auf „Etiketten drucken“ und wählen Sie Code 128 oder QR.
- 4Das PDF wird im Browser geöffnet bzw. über das Share-Sheet geteilt.
Tipps
- Code 128 funktioniert mit jedem klassischen 1D-Scanner – ideal für Bestandskontrollen am PC.
- QR ist robuster bei Beschädigung und enthält dieselbe Artikelnummer – ideal für Mobile-Scanner.
- Auf dem Smartphone öffnet das System-Share-Sheet direkt – AirDrop oder Drucker-App auswählen.
Schritt 09
Angebot per Foto, PDF oder Sprache (Pro-Modul)
Angebot AN-2026-0042
Erstellen Sie ein neues Angebot für Ihren Kunden.
Empfänger & Zuordnung
Kunde *
Positionen
Position hinzufügenNoch keine Positionen
Per „KI-Angebot" aus Foto & Sprache erstellen lassen
Angebotsdaten
Angebotsdatum
Gültig bis
Zusammenfassung
3 Positionen übernommen
Bitte prüfen und Preise ergänzen
Was das ist
Fotografieren Sie die Baustelle, laden Sie ein bestehendes Angebot als PDF hoch oder diktieren Sie, was zu tun ist — die KI erstellt daraus einen Angebots-Entwurf mit Positionen, Mengen und Einheiten. Sie prüfen die Preise und senden mit einem Klick. Teil des Pro-Module Add-Ons (49,99 €/Monat) — zusammen mit Datanorm-Import und Bestellwesen, 30 Tage kostenlos testbar.
So geht's
- 1Öffnen Sie „Neues Angebot“ und tippen Sie auf „KI-Angebot“.
- 2Foto aufnehmen (die App erkennt die Vorlage und richtet sie automatisch gerade), ein PDF wählen oder den Auftrag frei diktieren.
- 3Die KI erkennt Positionen und gleicht sie mit Ihrem Materialkatalog ab.
- 4Preise prüfen, Mengen anpassen, fertig — nichts wird ohne Ihre Bestätigung versendet.
Tipps
- Im Pro-Module Add-On enthalten (49,99 €/Monat) — wie Datanorm und Bestellwesen. Während der 30-Tage-Testphase kostenlos.
- Preise kommen ausschließlich aus Ihrem eigenen Katalog — die KI übernimmt nie fremde Preise aus einem Foto oder PDF.
- Erkannte Katalog-Artikel werden automatisch mit Ihrem hinterlegten Preis verknüpft.
- Tipp: Für dichte, mehrzeilige Dokumente liefert ein PDF die saubersten Ergebnisse; Fotos sind ideal für kurze Baustellen-Notizen.
- Die KI erstellt nur einen Entwurf — die letzte Kontrolle bleibt immer bei Ihnen.
Schritt 10
Rechnung erstellen und versenden
Rechnung RE-2026-0042
Erstellen Sie eine neue Rechnung für Ihren Kunden.
Empfänger & Zuordnung
Kunde *
Verknüpfte Aufträge (optional)
Positionen
Rechnungsdaten
Rechnungsdatum
Fälligkeitsdatum
Zusammenfassung
Kleinmaterial & Verbrauchsmaterial
24,90 € / Pausch.· KM-1000
FI-Schutzschalter 40A/0,03A
38,50 € / Stk.· FI-4030
Schutzkontakt-Steckdose reinweiß
4,20 € / Stk.· SD-205
Verbindungsklemme 5-fach
6,90 € / Pack· VK-5
Installationsrohr M20 flexibel
0,85 € / m· IR-M20
Klicken oder ziehen um Position hinzuzufügen
Rechnung versendet
per E-Mail
Was das ist
Erstellen Sie professionelle Rechnungen als PDF – mit Ihrem Firmenlogo, automatischer Nummerierung und direktem E-Mail-Versand.
So geht's
- 1Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie auf „Rechnung erstellen“ in der Sidebar.
- 2Fügen Sie Positionen hinzu (Beschreibung, Menge, Einzelpreis).
- 3Prüfen Sie die PDF-Vorschau.
- 4Versenden Sie per E-Mail oder teilen Sie den Link zum Kundenportal.
Tipps
- Für kleine Beträge: Nutzen Sie die „Schnellrechnung“ direkt auf dem Smartphone.
- Angebote können mit einem Klick in Rechnungen umgewandelt werden.
- Ihre Rechnungsvorlage können Sie unter Einstellungen anpassen (Logo, Farben, Fußzeile).
Schritt 11
Rechnung aus Scan
Material direkt vor Ort scannen — landet als fertige Position in der Rechnung, Summe rechnet automatisch
Was das ist
Scannen Sie Materialien direkt in den Rechnungseditor – Bezeichnung, Einheit und Einzelpreis werden automatisch übernommen. Beim Versand der Rechnung wird der Bestand entsprechend reduziert.
So geht's
- 1Erstellen oder öffnen Sie einen Rechnungs-Entwurf.
- 2Tippen Sie auf das Scanner-Symbol neben „Position hinzufügen“.
- 3Scannen Sie Barcode, QR oder NFC – die Position erscheint mit Bezeichnung, Einheit und Preis.
- 4Passen Sie nur noch die Menge an – die Summe wird automatisch berechnet.
Tipps
- Der Bestandsabzug erfolgt erst beim Versand des Rechnungs-Entwurfs – nicht beim Hinzufügen der Position.
- Wird eine versendete Rechnung storniert, bucht Meistron den Bestand automatisch zurück.
- Im Massenscan-Modus können Sie mehrere Artikel hintereinander erfassen, ohne den Scanner schließen zu müssen.
Schritt 12
Bezahlung entgegennehmen
Rechnung am iPhone öffnen, „Mit Karte bezahlen" — Kunde hält die Karte an die Oberkante. Fertig.
Was das ist
Ihr Kunde bezahlt direkt vor Ort per Kartenzahlung auf dem iPhone oder Android – ohne zusätzliches Kartenlesegerät. Oder per Online-Zahlung über das Kundenportal.
So geht's
- 1Wählen Sie eine Rechnung im Auftragsdetail.
- 2Tippen Sie auf "Per Karte bezahlen" (Tap to Pay).
- 3Der Kunde hält seine Karte an das Smartphone.
- 4Nach erfolgreicher Zahlung wird die Rechnung automatisch als „bezahlt“ markiert.
Tipps
- Der Inhaber muss Kartenzahlung zuerst unter Einstellungen → Zahlungen aktivieren.
- Monteure müssen die Nutzungsbedingungen akzeptieren bevor sie kassieren können.
- Alternativ: Senden Sie die Rechnung per E-Mail – der Kunde kann online bezahlen.
Schritt 13
Gewinn pro Auftrag sehen
Gewinn pro Auftrag
Nachkalkulation: bei abgerechneten Aufträgen Umsatz minus echte Kosten.
Kosten verursacht, aber noch keine Rechnung — das ist kein Verlust.
Gewinn & Marge je Auftrag
Nur für den Inhaber sichtbar
Was das ist
Meistron zeigt für jeden Auftrag den echten Gewinn: Umsatz minus Materialeinkauf minus Arbeitszeit (mit dem hinterlegten Kostensatz je Mitarbeiter). So sehen Sie sofort, welche Aufträge sich lohnen — und welche Sie künftig anders kalkulieren sollten.
So geht's
- 1Hinterlegen Sie einmalig den Stunden-Kostensatz pro Mitarbeiter.
- 2Material und Arbeitszeit werden ohnehin am Auftrag erfasst — nichts doppelt eintippen.
- 3Öffnen Sie „Gewinn pro Auftrag“ und sehen Sie Umsatz, Kosten, Gewinn und Marge je Job.
- 4Filtern und sortieren Sie nach Marge, um Ihre profitabelsten Auftragsarten zu erkennen.
Tipps
- Nur für Inhaber sichtbar — Kostensätze und Margen sieht kein Monteur.
- Aufträge ohne Rechnung werden separat als „noch nicht abgerechnet“ geführt, nicht als Verlust.
- Die Nachkalkulation nutzt dieselben Daten wie Ihre Rechnungen — keine Doppelerfassung.
Schritt 14
Kundenportal per Link
Heizung Müller
26
DIENSTAG
09:00 – 13:00 Uhr
Dauer: 4 Std.
Beschreibung
Austausch der alten Gastherme gegen eine moderne Brennwertanlage. Demontage des Altgeräts, Anpassung der Abgasführung sowie hydraulischer Abgleich der Heizkreise. Inbetriebnahme und Einweisung des Kunden vor Ort.
Standort & Kontakt
Ausführungsort
Lindenstraße 14, 90402 Nürnberg
Ansprechperson vor Ort
Familie Wagner
Tel: +49 911 27 84 21
Team (1)
Lukas Berger
Kunde
Familie Wagner
Lindenstraße 14, Nürnberg
+49 911 27 84 21
familie.wagner@web.de
Portal-Link gesendet
Familie Wagner · per AirDrop
Was das ist
Teilen Sie einen sicheren Link mit Ihrem Kunden – ohne Login. Im Portal sieht der Kunde Auftrag, Termine, Fotos, Auftragsnachweise, Unterschriften und kann Rechnungen direkt online bezahlen.
So geht's
- 1Öffnen Sie den Auftrag und tippen Sie auf „Link teilen“ in der Kunden-Sidebar.
- 2Versenden Sie den Link per E-Mail, WhatsApp oder als QR-Code.
- 3Der Kunde öffnet den Link – ohne Anmeldung – und sieht alle Auftrags-Details.
- 4Rechnungen können über Stripe per Karte oder SEPA bezahlt werden.
Tipps
- Der Link ist token-geschützt (256 Bit) und kann jederzeit widerrufen werden.
- Sie sehen, ob der Kunde den Link bereits geöffnet hat (mit Zeitstempel im Auftrag).
- Über das Portal kann der Kunde alle Rechnungs-PDFs und Auftragsnachweise herunterladen – auch nach Jahren.
Schritt 15
Buchhaltung automatisieren
DATEV Export
Rechnungen im DATEV Buchungsstapel-Format für Ihren Steuerberater exportieren.
Steuerberater-Daten
Bereit für Export
Berater-Nr: 12345 | Mandanten-Nr: 70042 | SKR03 | steuer@kanzlei-weber.de
Steuerkanzlei Weber & Partner · Erlöskonto 8400 · Debitoren ab 10000
DATEV Buchungsstapel exportieren
Exportiert alle nicht-exportierten Rechnungen als CSV im DATEV Buchungsstapel-Format.
Monat
Format: EXTF/DTVF Buchungsstapel v12, Zeichensatz: Windows-1252, Trennzeichen: Semikolon
Lexware Office
Rechnungen & Kunden werden automatisch synchronisiert.
Automatischer Export
Monatlich automatisch an den Steuerberater senden.
DATEV-Export gesendet
an Steuerberater
Was das ist
Verbinden Sie Lexware Office oder exportieren Sie DATEV-Dateien – Rechnungen und Kundendaten werden automatisch synchronisiert.
So geht's
- 1Gehen Sie zu Einstellungen → Lexware Office oder DATEV-Export.
- 2Für Lexware: Geben Sie Ihren API-Key ein (aus Lexware Office → Einstellungen → Öffentliche API).
- 3Für DATEV: Tragen Sie die Steuerberater-Daten im Firmenprofil ein.
- 4Ab jetzt werden Rechnungen automatisch beim Versand synchronisiert.
Tipps
- Lexware synchronisiert automatisch bei Rechnungsversand, Kartenzahlung und Online-Zahlung.
- DATEV-Dateien können monatlich exportiert und per E-Mail an den Steuerberater gesendet werden.