Produkt-Tour: sechzehn Arbeitsabläufe mit Meistron
Meistron verbindet Aufträge, Planung, Rechnungen, Zeiten und Material für Handwerksbetriebe im Web sowie auf iPhone, iPad und Android. Diese Tour zeigt an vereinfachten interaktiven Nachbauten, wie Inhaber, Büro und Mitarbeiter zusammenarbeiten: vom Einrichten des Betriebs über den Einsatz bis zur Zahlung. Jeder Schritt nennt die passenden Rollen und Plattformen. Die Beispieldaten dienen der Erklärung; Sie bearbeiten damit keine echten Kunden oder Aufträge.
Einstieg für kleine BetriebeKI-Zugang & RechteAccounts & Preise
Sechzehn Arbeitsabläufe.
Eine Plattform.
Scrollen Sie durch den kompletten Workflow — vom ersten Auftrag bis zur automatischen Übergabe an die Buchhaltung. Jeder Schritt wird als vereinfachter interaktiver UI-Nachbau gezeigt.
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Schritt 01
Meistron einrichten
Was das ist
Bevor Sie loslegen: Firmenprofil, Rechnungsvorlage, Team und Zahlungen einmal sauber konfigurieren. Diese Einstellungen erscheinen auf allen Rechnungen, in jeder App und im Kundenportal.
So geht's
- 1Firmenprofil mit Anschrift, Steuerangaben, Firmenlogo und Banner pflegen.
- 2Unter Rechnungen → Einstellungen die Vorlage mit Logo und Banner gestalten: Bilder verschieben, skalieren und Fit oder Fill wählen.
- 3Alternativ eigenes leeres PDF-Briefpapier hinterlegen und die Vorschau prüfen.
- 4Teammitglieder mit passenden Rollen einladen und Stripe Connect für Karten- und Portalzahlungen vollständig einrichten.
Tipps
- Bei aktivem PDF-Briefpapier werden Logo und Banner nicht zusätzlich darübergelegt.
- Gestaltungsänderungen gelten für neue Belege. Bereits gespeicherte Original-PDFs bleiben unverändert.
- Steuerberater-Daten im Firmenprofil hinterlegen; Export und Automatik unter DATEV-Export konfigurieren.
Schritt 02
KI-Assistent per MCP verbinden
Was das ist
Verbinden Sie Claude, Codex oder ChatGPT per MCP mit Ihrem Betrieb. Der Assistent beantwortet Fragen zu Aufträgen, Rechnungen, Material und Zeiten und übernimmt auf Wunsch vorbereitende Arbeit — innerhalb Ihrer Meistron-Rechte.
So geht's
- 1Öffnen Sie als Inhaber Einstellungen → KI-Zugänge und kopieren Sie die Verbindungsadresse.
- 2Fügen Sie die Adresse in Claude, Codex, ChatGPT oder einem anderen MCP-fähigen Assistenten als neue Verbindung ein.
- 3Melden Sie sich bei Meistron an, prüfen Sie Anwendung und Zieladresse und geben Sie den Zugang frei.
- 4Legen Sie pro Bereich fest: kein Zugriff, nur ansehen oder ansehen und ändern.
Tipps
- Änderungen an den Rechten wirken sofort — auch bei einer bereits laufenden Verbindung.
- Alles mit Außenwirkung, etwa ein Rechnungsversand, hat einen eigenen zusätzlichen Schalter.
- Den Zugang können Sie jederzeit mit einem Klick beenden; danach greift der Assistent sofort nicht mehr zu.
Schritt 03
Auftrag erstellen
Was das ist
Ein Auftrag ist die zentrale Einheit in Meistron. Er bündelt alle Informationen zu einem Job: Kunde, Beschreibung, Termine, Fotos, Zeiten und Rechnungen.
So geht's
- 1Öffnen Sie „Neuer Auftrag“ in der Auftragsliste oder im Kalender.
- 2Geben Sie Titel, Beschreibung, Datum und Uhrzeit ein und weisen Sie mindestens einen Mitarbeiter zu.
- 3Kunde, Ausführungsort und Ansprechpartner können Sie ergänzen; Mitarbeiter dürfen nur sich selbst zuweisen.
- 4Speichern Sie den Auftragstermin. Er startet im Status „Geplant“.
Tipps
- Einen bestehenden Auftrag können Sie auf allen Plattformen über „Als Vorlage für neuen Auftragstermin“ wiederverwenden. Datum und Uhrzeit wählen Sie neu.
- Inhaber und Büro ergänzen Projektzuordnung, geschützte interne Notiz und Preis (netto) in der Auftragsdetailansicht. Der Preis fließt in das Auftragsvolumen ein.
Schritt 04
Termin planen und Team zuweisen
Was das ist
Planen Sie wann und von wem der Auftrag ausgeführt wird. Termine erscheinen im Kalender und auf den Smartphones Ihrer Mitarbeiter.
So geht's
- 1Für einen neuen Auftragstermin öffnen Sie das Formular aus Kalender oder Auftragsliste.
- 2Für einen bestehenden Termin öffnen Sie den zugehörigen Auftrag oder verschieben die Kalenderkarte.
- 3Legen Sie Datum, Uhrzeit und Dauer fest.
- 4Weisen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter zu.
Tipps
- Per Drag & Drop verschieben Sie Termine. Beim Ablegen auf einer anderen Person bestätigen Sie Verschieben oder zusätzliches Zuweisen.
- Mitarbeiter sehen ihre eigenen Termine.
- Überschneidungen werden im Web-Kalender angezeigt. Eine Warnung verhindert das Speichern nicht automatisch.
Schritt 05
Kunden buchen online selbst
Was das ist
Geben Sie Ihren Kunden einen privaten Buchungslink. Sie wählen rund um die Uhr im Kalender einen freien Tag und eine Uhrzeit und schicken eine Terminanfrage — ohne Telefon, ohne Login. Jede Anfrage landet zuerst bei Ihnen; erst wenn Sie annehmen, wird daraus ein Auftragstermin.
So geht's
- 1Online-Buchung in den Einstellungen aktivieren — ein privater Link wird automatisch erzeugt.
- 2Link teilen: E-Mail-Signatur, eigene Website, Visitenkarte oder als QR-Code.
- 3Der Kunde wählt im Kalender Tag + Uhrzeit und gibt Kontakt + Ort (mit Karte) an.
- 4Sie nehmen an, schlagen einen anderen Termin vor oder stellen eine Rückfrage — alles mit einem Tipp.
Tipps
- Je nach Buchungsmodus gelten konfigurierte Zeitfenster oder automatisch berechnete Mitarbeiter-Verfügbarkeiten; jedes Zeitfenster kann nur einmal angefragt werden.
- Inhaber und Büro bearbeiten Anfragen im Web-Posteingang. Ein Auftrag entsteht erst nach Annahme.
- Spam-Schutz ist eingebaut; den Buchungslink können Sie widerrufen.
Schritt 06
Vor Ort dokumentieren
Was das ist
Ihr Mitarbeiter dokumentiert die Arbeit direkt auf dem Smartphone: Fotos, Skizzen, Zeiten, Material und auf Wunsch die Kundenunterschrift. Daraus entsteht ein nachvollziehbarer Auftragsnachweis; Inhaber oder Büro prüfen den dokumentierten Auftrag und bestätigen ihn anschließend separat als „Abgeschlossen“.
So geht's
- 1Öffnen Sie den zugewiesenen Auftrag in der App und setzen Sie den Status auf „In Bearbeitung“.
- 2Fotos und Skizzen im Tab „Dokumentation“ erfassen – sie werden mit dem Büro synchronisiert.
- 3Stoppuhr für die Zeiterfassung starten und Material per Scanner zunächst dem Auftrag zuordnen.
- 4Tippen Sie auf „Dokumentieren“ und wählen Sie mit oder ohne Unterschrift – der Status wechselt auf „Dokumentiert“.
Tipps
- Skizzen werden als eigene Datei gespeichert – das Original-Foto bleibt erhalten.
- Auf dem iPad im Querformat unterschreiben lassen – mehr Platz für saubere Signaturen.
- Die Unterschrift wird in den Auftragsnachweis eingebettet; Inhaber oder Büro bestätigen den geprüften Auftrag danach separat als „Abgeschlossen“.
Schritt 07
Materialkatalog & Bestand
Was das ist
Verwalten Sie Artikelnummern, Lagerort, Mindestbestand und Bilder. Mitarbeiter dürfen Katalogartikel pflegen und ihren Aufträgen Material zuweisen. Inhaber und Büro buchen manuelle Bestandsbewegungen und steuern die automatische Bestandsführung.
So geht's
- 1Öffnen Sie „Materialien“ in der Sidebar.
- 2Legen Sie für jeden Artikel Bezeichnung, Artikelnummer, Einheit und Einzelpreis fest.
- 3Tragen Sie pro Artikel Bestand, Mindestbestand und Lagerort ein.
- 4Buchen Sie Eingang, Ausgang und Inventur in der Detailansicht – jede Bewegung bleibt mit Zeitpunkt und Buchungsart nachvollziehbar.
Tipps
- Unter Materialien → Material-Einstellungen steuern Sie den Schalter „Bestand-Tracking“. Bei AN bucht die Auftragszuweisung sofort; Rechnungsversand berücksichtigt bereits gebuchte Mengen.
- Gleiche Artikelnummer oder GTIN wird blockiert; exakt gleiche Bezeichnung erzeugt einen Hinweis. Ähnliche Wörter allein lösen keinen Duplikathinweis aus.
- Der Filter „Unter Mindestbestand“ zeigt Nachbestellbedarf. Versand einer Bestellung und Wareneingang sind getrennte Schritte.
Schritt 08
Barcode, QR & NFC scannen
Was das ist
Finden Sie Material direkt am Regal per EAN-8/13, Code 128, QR oder NFC. Nach einem Treffer öffnet Meistron das Materialdetail; dort buchen Sie Eingang, Ausgang oder Inventur nachvollziehbar.
So geht's
- 1Öffnen Sie den Scanner in der Materialliste oder beim Zuordnen von Auftragsmaterial.
- 2Scannen Sie Barcode oder QR mit der Kamera, NFC mit einem unterstützten Leser.
- 3Prüfen Sie Artikel und Menge. Mitarbeiter ordnen Material ihren Aufträgen zu; Inhaber und Büro können auch Eingang, Ausgang oder Inventur buchen.
- 4Bei fehlendem Treffer kann Material mit vorbelegter Artikelnummer angelegt werden.
Tipps
- Barcode und QR werden über die Kamera erkannt; NFC nutzt den integrierten NFC-Leser des Geräts.
- Für NFC-Etiketten eignen sich gängige NDEF-Tags; Reichweite und Unterstützung hängen vom Gerät ab.
- NFC ist nicht auf jedem Gerät verfügbar; Barcode und QR benötigen eine funktionsfähige Kamera.
Schritt 09
Etiketten in einem Klick
Was das ist
Drucken Sie Etiketten für Lagerregale, Werkzeuge oder Material-Boxen als PDF – wahlweise mit Code-128-Barcode oder QR-Code. Drei Etiketten pro Reihe auf A4, automatisch ausgerichtet.
So geht's
- 1Öffnen Sie den Materialkatalog (Web) oder die Materialliste (Mobile).
- 2Wählen Sie Artikel an oder drucken Sie alle Artikel mit Artikelnummer.
- 3Tippen Sie auf „Etiketten drucken“ und wählen Sie Code 128 oder QR.
- 4Das PDF wird im Browser geöffnet bzw. über das Share-Sheet geteilt.
Tipps
- Code 128 funktioniert mit jedem klassischen 1D-Scanner – ideal für Bestandskontrollen am PC.
- QR ist robuster bei Beschädigung und enthält dieselbe Artikelnummer – ideal für Mobile-Scanner.
- Auf dem Smartphone öffnet das System-Share-Sheet direkt – AirDrop oder Drucker-App auswählen.
Schritt 10
Angebot per Foto, PDF oder Sprache (Pro-Modul)
Was das ist
Fotografieren Sie die Baustelle, laden Sie ein bestehendes Angebot als PDF hoch oder diktieren Sie, was zu tun ist — die KI erstellt daraus einen Angebots-Entwurf mit Positionen, Mengen und Einheiten. Sie prüfen die Preise und senden mit einem Klick. Teil des Pro-Moduls (49,99 €/Monat) — zusammen mit DATANORM-Import und Bestellwesen, in der Testphase enthalten.
So geht's
- 1Öffnen Sie „Neues Angebot“ und tippen Sie auf „KI-Angebot“.
- 2Foto aufnehmen (die App erkennt die Vorlage und richtet sie automatisch gerade), ein PDF wählen oder den Auftrag frei diktieren.
- 3Die KI erkennt Positionen und gleicht sie mit Ihrem Materialkatalog ab.
- 4Preise prüfen, Mengen anpassen, fertig — nichts wird ohne Ihre Bestätigung versendet.
Tipps
- Im Pro-Modul enthalten (49,99 €/Monat) — wie DATANORM und Bestellwesen. Während der 30-Tage-Testphase kostenlos.
- Bei Katalogtreffern gilt Ihr hinterlegter Preis. Für Positionen ohne Katalogpreis kann Meistron eine klar gekennzeichnete, marktübliche Preisschätzung ergänzen.
- Preise, die nur in einem hochgeladenen Foto oder PDF sichtbar sind, werden nicht direkt übernommen.
- Tipp: Für dichte, mehrzeilige Dokumente liefert ein PDF die saubersten Ergebnisse; Fotos sind ideal für kurze Baustellen-Notizen.
- Die KI erstellt nur einen Entwurf — die letzte Kontrolle bleibt immer bei Ihnen.
Schritt 11
Rechnung erstellen und versenden
Was das ist
Erstellen Sie Rechnungen mit Beleg-Betreff, Positionen, Ihrem Firmenlayout und auf Wunsch Auftragsfotos. Bei der Ausstellung wird das Original-PDF gespeichert und anschließend unverändert verwendet.
So geht's
- 1Öffnen Sie „Rechnung erstellen“ am Auftrag oder einen neuen Beleg im Rechnungsbereich.
- 2Prüfen Sie Zuordnung, Betreff, Positionen und optional „Fotos zum Beleg“. Interne Notizen bleiben intern.
- 3Prüfen Sie die PDF-Vorschau. Speichern Sie als Entwurf oder wählen Sie die freigeschaltete Aktion „Als Rechnung erstellen“ zum Festschreiben ohne Versand.
- 4„Speichern & Versenden“ führt zur Versandvorbereitung. Wählen Sie dort E-Mail oder Post und bestätigen Sie den Versand.
Tipps
- Auftragsfotos werden zusätzliche PDF-Seiten; Materialbilder an Positionen sind eine eigene Einstellung.
- Ein gespeichertes Original-PDF wird durch spätere Logo-, Preis- oder Fotoänderungen nicht verändert. Eine reservierte Nummer allein bedeutet noch keine Ausstellung.
- Angebote lassen sich in Rechnungen umwandeln. Mitarbeiter verwenden die Schnellrechnung auf dem Smartphone.
Schritt 12
Rechnung aus Scan
Was das ist
Scannen Sie Materialien direkt in den Rechnungseditor – Bezeichnung, Einheit und Einzelpreis werden automatisch übernommen. Bei aktivierter automatischer Bestandsführung wird der Bestand beim Versand der Rechnung entsprechend reduziert.
So geht's
- 1Erstellen oder öffnen Sie einen Rechnungs-Entwurf.
- 2Tippen Sie auf das Scanner-Symbol neben „Position hinzufügen“.
- 3Scannen Sie Barcode, QR oder NFC – die Position erscheint mit Bezeichnung, Einheit und Preis.
- 4Passen Sie nur noch die Menge an – die Summe wird automatisch berechnet.
Tipps
- Direkt im Rechnungseditor gescannte Positionen werden bei aktivierter Automatik beim Versand gebucht. Bereits im Auftrag abgezogene Mengen werden berücksichtigt.
- Rückbuchungen orientieren sich an den tatsächlich zuvor gebuchten Mengen. Prüfen Sie dazu die Bewegungshistorie.
Schritt 13
Bezahlung entgegennehmen
Was das ist
Ihr Kunde bezahlt direkt vor Ort per Kartenzahlung auf einem unterstützten NFC-fähigen iPhone oder Android-Gerät – ohne zusätzliches Kartenlesegerät. Alternativ bezahlt er online über das Kundenportal.
So geht's
- 1Wählen Sie eine Rechnung im Auftragsdetail.
- 2Tippen Sie auf die Tap-to-Pay-Aktion.
- 3Der Kunde hält seine Karte an das Smartphone.
- 4Nach erfolgreicher Zahlung wird die Rechnung automatisch als „bezahlt“ markiert.
Tipps
- Der Inhaber muss Kartenzahlung zuerst unter Einstellungen → Zahlungen aktivieren.
- Mitarbeiter müssen die Nutzungsbedingungen akzeptieren, bevor sie kassieren können.
- Alternativ: Senden Sie die Rechnung per E-Mail – der Kunde kann online bezahlen.
Schritt 14
Gewinn pro Auftrag sehen
Was das ist
Meistron zeigt für jeden Auftrag die Nachkalkulation: Umsatz minus Lohn-, Material-, Beleg- und Gemeinkosten. So sehen Sie, welche Aufträge sich lohnen — und welche Sie künftig anders kalkulieren sollten.
So geht's
- 1Hinterlegen Sie einmalig den Stunden-Kostensatz pro Mitarbeiter.
- 2Material und Arbeitszeit werden ohnehin am Auftrag erfasst — nichts doppelt eintippen.
- 3Öffnen Sie „Gewinn pro Auftrag“ und sehen Sie Umsatz, Kosten, Gewinn und Marge je Job.
- 4Die Liste zeigt Aufträge mit der schlechtesten Marge zuerst; per Zeitraum-Filter grenzen Sie den Betrachtungszeitraum ein.
Tipps
- Nur für Inhaber sichtbar — Kostensätze und Margen sieht kein Mitarbeiter.
- Aufträge ohne Rechnung werden separat als „noch nicht abgerechnet“ geführt, nicht als Verlust.
- Die Nachkalkulation nutzt dieselben Daten wie Ihre Rechnungen — keine Doppelerfassung.
Schritt 15
Kundenportal per Link
Was das ist
Teilen Sie einen sicheren Link mit Ihrem Kunden – ohne Login. Im Portal sieht der Kunde freigegebene Auftragsdaten, Termine, Auftragsnachweise, Unterschriften und Rechnungen. Bei vollständig eingerichtetem Stripe Connect kann er offene Rechnungen dort auch online bezahlen.
So geht's
- 1Öffnen Sie den Auftrag und tippen Sie im Aktionsmenü auf „Link teilen“.
- 2Kopieren Sie den Link oder teilen Sie ihn über die Systemfreigabe, zum Beispiel per E-Mail oder Messenger.
- 3Der Kunde öffnet den Link ohne Anmeldung und sieht die für das Portal bereitgestellten Auftragsdaten.
- 4Rechnungen können über Stripe per Karte und – sofern verfügbar – per SEPA bezahlt werden.
Tipps
- Der token-geschützte Link (256 Bit) ist 90 Tage gültig und kann jederzeit widerrufen werden.
- Nach Ablauf können Inhaber oder Büro den bisherigen Link widerrufen und bei Bedarf neu erstellen.
- Während der Gültigkeit kann der Kunde bereitgestellte Rechnungs-PDFs und Auftragsnachweise herunterladen.
Schritt 16
Buchhaltung automatisieren
Was das ist
Lexware Office synchronisiert Kunden und ausgestellte Buchhaltungsbelege mit ihrer Meistron-Nummer und dem Original-PDF. Angebote und Entwürfe werden nicht als Buchhaltungsbelege exportiert. Für DATEV erstellen Sie getrennt davon Buchungsstapel und senden sie manuell oder nach einem gewählten Rhythmus an Ihren Steuerberater.
So geht's
- 1Gehen Sie zu Einstellungen → Lexware Office oder DATEV-Export.
- 2Für Lexware: Geben Sie Ihren API-Key ein (aus Lexware Office → Einstellungen → Öffentliche API).
- 3Für DATEV: Steuerberater-Daten im Firmenprofil hinterlegen und unter DATEV-Export den manuellen oder automatischen Export konfigurieren.
- 4Prüfen Sie den Synchronisierungsstatus bei Lexware. DATEV verarbeitet die ausgewählten Buchungsstapel im konfigurierten Exportlauf.
Tipps
- Lexware übernimmt Rechnungen und Gutschriften als Buchhaltungsbelege. Ein in Meistron erfasster Zahlungsstatus ersetzt nicht den Zahlungsabgleich in Lexware.
- DATEV-Buchungsstapel können manuell oder automatisch in einem monatlichen, quartalsweisen oder jährlichen Rhythmus exportiert werden.