Software für Schreiner und Tischler: Aufmaß, Werkstatt und Rechnung

Für eine Maßanfertigung entstehen kaufmännische und handwerkliche Informationen an verschiedenen Stellen: beim Kundentermin, an der Werkbank, bei der Montage und im Büro. Meistron verknüpft diese Arbeit über den Auftrag. Dort dokumentieren Sie Maße, Fotos, Notizen, Material und Zeiten. Angebote und Rechnungen werden im Belegeditor erstellt. Termine und zuständige Mitarbeiter sehen Sie im Kalender.

Das hilft besonders dann, wenn eine Person das Aufmaß nimmt und eine andere später montiert. Benennen Sie den Auftrag eindeutig und schreiben Sie Absprachen so auf, dass sie auch ohne das ursprüngliche Gespräch verständlich sind. „Schrank Flur – Front freigegeben“ ist aussagekräftiger als eine Notiz „passt“. Welche Ausführung vereinbart ist und ob die Maße für die Fertigung freigegeben sind, prüfen Sie selbst; eine gespeicherte Notiz ist keine automatische Fertigungsfreigabe.

Das Beispiel ist frei erfunden und beschreibt einen möglichen Arbeitsablauf. Es zeigt keine Arbeit eines Meistron-Kunden. Gemeint ist ein Einbauschrank mit drei Türen; Konstruktion, Beschläge und Einbausituation prüfen Sie für Ihr eigenes Vorhaben gesondert.

Die folgende Gliederung zeigt, wie Sie Material und Arbeit nachvollziehbar beschreiben können. Mengen und Stunden sind ausschließlich illustrative Annahmen. Sie sind keine Zuschnittliste, keine Richtzeiten und keine Empfehlung für eine bestimmte Konstruktion. Preise bleiben bewusst offen; sie kommen aus Ihrer Kalkulation und der konkreten Vereinbarung.

Schreiben Sie bei der Materialposition auch die relevante Ausführung dazu, etwa Dekor und Materialstärke. Bei Beschlägen kann eine konkrete Bezeichnung sinnvoller sein als „Zubehör“. Unter Montage beschreiben Sie den vereinbarten Umfang, damit etwa eine zusätzliche Anpassung vor Ort nicht stillschweigend in einer unklaren Sammelposition verschwindet. Wenn Sie eine Pauschale vereinbaren, können Sie die Arbeitszeit intern trotzdem erfassen, ohne sie zusätzlich als Stunden abzurechnen.

Vor dem Angebot brauchen Sie eigene Mengen, Arbeitsansätze und Preise. Meistron enthält keine Kalkulationsdatenbank mit Richtzeiten für Möbel, Türen oder Innenausbau. Ein gespeichertes Material mit Einheit und Preis kann im Belegeditor wiederverwendet werden. Wie viele Platten, Kantenmeter oder Beschläge für die konkrete Konstruktion nötig sind, ermitteln und prüfen Sie außerhalb dieses Katalogeintrags.

Eine Plattenfläche ist außerdem nicht automatisch die Einkaufsmenge. Verschnitt, Dekorrichtung und verfügbare Plattenformate können Ihre Materialplanung beeinflussen. Das Beispiel mit 12 Quadratmetern Korpusmaterial sagt deshalb nichts darüber aus, wie viele ganze Platten bestellt werden sollten. Meistron optimiert keinen Zuschnitt. Übertragen Sie nur die für Ihr Angebot ermittelten Mengen und halten Sie Ihre Kalkulationsannahmen so fest, dass Sie sie bei einer Änderung wieder prüfen können.

Auch bei der Arbeitszeit lohnt sich die Trennung: Ein Montagetermin von sechs Stunden mit zwei Personen steht für zwölf Personenstunden. Im Beispiel kommen 18 Stunden aus der Werkstatt hinzu. Der kostenlose Stundensatz-Rechner unterstützt eine vereinfachte Betrachtung der Betriebskosten und verrechenbaren Stunden. Er ersetzt keine Möbelkalkulation, hilft aber dabei, den eigenen Stundenansatz mit nachvollziehbaren Eingaben zu prüfen.

Für ein Aufmaß bietet Meistron Länge, Fläche, Volumen und eine frei definierte Größe. Geben Sie zum Beispiel für eine rechteckige Fläche 2,40 Meter und 0,60 Meter ein, berechnet das Programm 1,44 Quadratmeter. Jede Position hat eine eigene Bezeichnung und kann mit Notizen ergänzt werden. Die gespeicherten Maße erscheinen als eigener Block im Auftragsnachweis. Diese Funktion steht im Browser sowie in den Apps für iPhone und Android zur Verfügung.

Eine Raumabmessung ist damit dokumentiert, aber noch kein Fertigungsmaß. Prüfen Sie Anschlüsse, Einbauabstände und die Eignung der Messung selbst. Fotos können Sie mit Markierungen ergänzen, um den Bezug zu erklären. Lasergeräte werden dadurch nicht angebunden, Maße werden nicht automatisch aus einem Bild oder CAD-Plan gelesen. Die für ein Angebot benötigten Mengen tragen Sie nach der Prüfung in die passenden Positionen ein.

Starten und stoppen Sie die Zeiterfassung am Auftrag oder erfassen Sie passende Zeiten nachträglich. Eine eindeutige Beschreibung hilft, wenn Sie später Vorbereitung, Fertigung und Montage auseinanderhalten möchten. Die Dauer im Kalender und die tatsächlich erfasste Arbeitszeit sind unterschiedliche Angaben. Aus einem eingeplanten Termin sollten Sie deshalb keine ungeprüfte Stundenposition für die Rechnung ableiten.

Material wird dem Auftrag zugewiesen. Das ist bei Korpusmaterial genauso hilfreich wie bei einem zusätzlich verbauten Beschlag: Die Menge bleibt beim richtigen Kundenauftrag. Nicht verbrauchte Mengen können zurückgegeben werden. Ob dabei auch der Lagerbestand verändert wird, hängt vom Bestandsmodus und von der ursprünglichen Buchung ab. Für die Rechnung übernehmen Sie anschließend nur die Positionen, die zur vereinbarten Leistung gehören.

Ein Angebot lässt sich in eine Rechnung umwandeln. Alternativ übernehmen Sie erfasste Stunden und zugewiesenes Material über „Aus Auftrag übernehmen“. Prüfen Sie dabei, ob etwa die Werkstattarbeit schon in einer Pauschalposition enthalten ist. Eine erneute Übernahme derselben Arbeit als Stundenposition würde den Kunden sonst doppelt belasten. Änderungen an der Ausführung müssen vor dem Versand mit dem vereinbarten Leistungsumfang abgeglichen werden.

Nach der Abrechnung kann der Inhaber in der Gewinn-Analyse den Umsatz und die erfassten Kosten betrachten. Dafür müssen unter anderem Kostensätze, Arbeitszeiten, Einkaufspreise und zugeordnete Eingangsrechnungen gepflegt sein. Eine leere Kostenangabe ist keine belastbare Aussage darüber, wie wirtschaftlich der Auftrag war. Nutzen Sie die Auswertung, um die Annahmen Ihres nächsten ähnlichen Angebots zu prüfen: War die Vorbereitung vollständig angesetzt, passte die Montagezeit, gab es Material, das zuvor fehlte?

In einer kleinen Schreinerei wechseln Aufgaben im Tagesverlauf: Nach dem Aufmaß folgt die Werkstatt, am Abend die Rechnung. Legen Sie deshalb zuerst einen überschaubaren Ablauf für einen Auftrag fest. Wo stehen die freigegebenen Angaben, wer erfasst die Arbeit und wer prüft den Beleg? Wenn dieselbe Person mehrere Aufgaben übernimmt, hilft ein klarer Bezug zum Auftrag ebenso wie bei einem Team. Der Leitfaden für Kleinbetriebe zeigt, welche Schritte Sie zum Einstieg gemeinsam durchspielen können.