XRechnung — einfach erklärt

Die XRechnung ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen, der von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt wird. Eine XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten — ein für Menschen lesbares Dokument wie ein PDF gehört nicht dazu. Der Standard setzt die europäische Norm EN 16931 für Deutschland um.

Verpflichtend ist die XRechnung vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: Bund, Länder und viele Kommunen verlangen sie seit der schrittweisen Einführung ab 2020. Zur Adressierung dient die sogenannte Leitweg-ID, die den öffentlichen Empfänger eindeutig identifiziert. Im B2B-Geschäft ist die XRechnung neben ZUGFeRD eines der gängigen zulässigen E-Rechnungsformate.

Für Handwerksbetriebe wird die XRechnung relevant, sobald öffentliche Aufträge abgerechnet werden — etwa für Schulen, kommunale Wohnungsbaugesellschaften oder Landesbehörden. Auch im Einkauf kann sie auftauchen, wenn Lieferanten ihre Rechnungen als reines XML senden.