GoBD — einfach erklärt

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es handelt sich um eine Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums, die festlegt, wie steuerlich relevante Daten und Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen. Sie richtet sich an alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen — vom Einzelunternehmer bis zum großen Betrieb.

Zu den Kernanforderungen gehören Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, zeitnahe und geordnete Erfassung sowie Unveränderbarkeit. Eine einmal erstellte Buchung oder ein Beleg darf nachträglich nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Änderungen müssen protokolliert werden, etwa über eine Änderungshistorie oder ein Audit-Log.

Für Handwerksbetriebe heißt das in der Praxis: Ausgangsrechnungen brauchen fortlaufende, lückenlose Nummern, dürfen nach dem Versand nicht mehr still bearbeitet werden und unterliegen mehrjährigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Korrekturen erfolgen über Storno- oder Korrekturrechnungen statt durch nachträgliches Ändern. Auch die eingesetzte Software muss diese Grundsätze technisch unterstützen.