Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich automatisch verarbeiten lässt. Ein einfaches PDF erfüllt diese Definition nicht, denn es enthält keine maschinenlesbaren Strukturdaten. In Deutschland gelten als zulässige Formate insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können — diese Empfangspflicht gilt im B2B-Bereich unabhängig von der Betriebsgröße. Für die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, gelten gestaffelte Übergangsfristen. Gegenüber vielen öffentlichen Auftraggebern besteht eine Pflicht zur elektronischen Rechnung teils schon seit 2020.
Für Handwerksbetriebe bedeutet das: Eingehende E-Rechnungen von Großhändlern oder Subunternehmern müssen angenommen und revisionssicher abgelegt werden können. Beim Rechnungsausgang kann sich der frühe Umstieg lohnen, weil strukturierte Rechnungen bei gewerblichen Kunden automatisch weiterverarbeitet werden können.
E-Rechnung in der Praxis — mit Meistron
Meistron versendet E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format und empfängt eingehende E-Rechnungen — ZUGFeRD wie XRechnung — inklusive Ablage der Originaldatei.
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