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Abschlagsrechnung und Schlussrechnung erstellen
Kein Muster zum Abtippen, sondern ein Rechner: Sie tragen den Leistungsstand und die schon gestellten Abschläge ein, und der Beleg weist aus, was jetzt offen ist. In der Schlussrechnung werden die Abschläge mit Netto und Umsatzsteuer getrennt abgesetzt — genau das verlangt § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG, und genau das kann eine Word-Vorlage nicht.
Tragen Sie hier die Nettobeträge ein. In der Schlussrechnung werden sie mit der jeweils enthaltenen Umsatzsteuer abgesetzt — so verlangt es § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG.
So schreiben Sie die Abschlagsrechnung
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Abschlag oder Schlussrechnung wählen
Die Abschlagsrechnung fordert den bisher erbrachten Teil. Die Schlussrechnung weist die gesamte Leistung aus und setzt alle Abschläge davon ab — das sind zwei verschiedene Rechenwege, deshalb steht die Wahl ganz oben.
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Bauvorhaben und Leistungsstand eintragen
Objekt, Leistungszeitraum und der bis heute erbrachte Wert. Beim Abschlag können Sie statt eines Betrags auch den Fertigstellungsgrad in Prozent der Auftragssumme angeben; der Rechner macht daraus den Euro-Betrag.
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Bisherige Abschläge auflisten
Jede schon gestellte Abschlagsrechnung mit Bezeichnung, Datum und Nettobetrag. Der Rechner zieht sie ab und zeigt sofort, was für diese Rechnung übrig bleibt — bei Überzahlung warnt er, statt still eine Null zu rechnen.
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PDF herunterladen
Ein Beleg im Geschäftsbrief-Format mit Falzmarken, Anschriftfeld, Aufstellung und Zahlungsangaben. Alles entsteht in Ihrem Browser.
Der Rechenfehler, der die Umsatzsteuer verdoppelt
Die Abschlagsrechnung selbst ist unkompliziert: Sie rechnen ab, was erbracht ist, ziehen ab, was Sie schon berechnet haben, und weisen auf die Differenz die Umsatzsteuer aus. Schwierig wird es erst am Ende, bei der Schlussrechnung.
Dort verlangt § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG einen bestimmten Aufbau: Die gesamte Leistung wird netto ausgewiesen, darauf die volle Umsatzsteuer — und erst danach werden die vereinnahmten Teilbeträge abgesetzt, samt der Steuer, die in ihnen steckt. Wer stattdessen nur die Differenz abrechnet, kommt beim selben Zahlbetrag heraus. Deshalb fällt der Fehler im Alltag selten auf. Auf dem Beleg steht dann aber ein zu niedriger Steuerbetrag, und die Kette aus Abschlags- und Schlussrechnungen geht bei einer Prüfung nicht auf.
| Beispiel: 20.000 € Leistung, 8.000 € Abschläge | So ist es richtig | Nur die Differenz |
|---|---|---|
| Ausgewiesene Leistung netto | 20.000,00 € | 12.000,00 € |
| Ausgewiesene Umsatzsteuer | 3.800,00 € | 2.280,00 € |
| Abgesetzte Abschläge brutto | 9.520,00 € | — |
| Zahlbetrag | 14.280,00 € | 14.280,00 € |
Der Zahlbetrag ist in beiden Spalten gleich — die Steuerausweisung nicht. Fehlt der Abzug der Abschläge dagegen ganz, wird die Steuer zweimal ausgewiesen und nach § 14c UStG auch zweimal geschuldet, bis der Beleg berichtigt ist.
Was auf eine Abschlagsrechnung gehört
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und braucht dieselben Pflichtangaben wie jede andere: vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das Entgelt und der Steuerbetrag.
Dazu kommen zwei Dinge, die nur bei Abschlägen eine Rolle spielen. Erstens die Zuordnung zum Bauvorhaben: Ohne Objekt und Leistungszeitraum lässt sich später nicht nachvollziehen, welcher Abschlag zu welcher Baustelle gehörte. Zweitens der Nachweis der erbrachten Leistung — beim BGB-Werkvertrag ist der Wert der erbrachten Leistung die Grundlage des Anspruchs (§ 632a BGB), bei einem VOB/B-Vertrag gelten eigene Regeln zu Nachweisen und Fristen.
Die Abschlagsrechnung ist keine endgültige Abrechnung. Verbindlich wird erst die Schlussrechnung, in der alle geleisteten Abschläge angerechnet werden. Mehr dazu im Lexikoneintrag Abschlagsrechnung.
Häufige Fragen zur Abschlagsrechnung
Wie ziehe ich Abschlagszahlungen in der Schlussrechnung richtig ab?
Was passiert, wenn ich die Abschläge einfach netto abziehe?
Darf ich überhaupt Abschlagszahlungen verlangen?
Was ist mit § 13b bei Bauleistungen?
Vergibt der Rechner Rechnungsnummern?
Werden meine Daten gespeichert oder hochgeladen?
Woher wissen Sie, was schon abgerechnet ist?
Dieser Rechner nimmt die Zahlen, die Sie eintragen. Die eigentliche Arbeit liegt davor: herauszufinden, welche Stunden, welches Material und welche Aufträge zu diesem Bauvorhaben gehören und was davon schon auf einer Rechnung steht. In Meistron hängen Aufträge, Zeiten, Material und Belege am selben Kunden und Projekt, und die Rechnungsliste zeigt je Beleg den Status. Eine automatische Abschlagsrechnung mit Anrechnung erzeugt Meistron heute nicht — Sie sehen dort, was erbracht und was fakturiert ist, und stellen die Rechnung selbst. Wie das im Alltag aussieht, zeigt die Seite Rechnungsprogramm für Handwerker.
Der Rechner bildet den in § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG vorgesehenen Aufbau ab und wird ohne Gewähr für steuer- oder vertragsrechtliche Vollständigkeit bereitgestellt. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob und in welcher Höhe Abschlagszahlungen verlangt werden dürfen, richtet sich nach Ihrem Vertrag; für die Richtigkeit der Beträge, der Nummernvergabe und der Aufbewahrung sind Sie selbst verantwortlich.