Kostenlose Vorlage · PDF, Word & Excel · Ohne Anmeldung
Rechnungsvorlage fürs Handwerk als PDF, Word und Excel
Ein professionelles, direkt am Bildschirm ausfüllbares PDF-Formular im Design einer echten Handwerker-Rechnung — mit Platz für bis zu 50 Positionen auf drei Seiten (inkl. Übertrags-Zeilen), Summenblock, Zahlungshinweis und allen Pflichtangaben-Feldern nach § 14 UStG. Öffnen, tippen, drucken oder speichern. Kein E-Mail-Gate, keine Anmeldung. Die Vorlage taugt zugleich als Muster für eine Handwerkerrechnung: Sie zeigt, welche Angabe wohin gehört, bevor Sie die erste eigene Rechnung schreiben. Dieselbe Vorlage gibt es als Word-Datei zum Umschreiben und als Excel-Tabelle, die Summen, Umsatzsteuer und den Lohnanteil selbst ausrechnet.
Diese Pflichtangaben gehören auf jede Handwerker-Rechnung
Fehlt eine Pflichtangabe nach § 14 UStG, darf der Geschäftskunde die Rechnung zurückweisen — und der Vorsteuerabzug wackelt. Für die festen Angaben hat die Vorlage vorbereitete Felder. Die drei Sonderfälle am Ende der Liste treffen nicht auf jede Rechnung zu und gehören nur dann auf den Beleg; in Word und Excel stehen sie als gekennzeichnete Zeile, die Sie stehen lassen oder löschen:
- Vollständiger Name und Anschrift Ihres Betriebs und des Kunden
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum und fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Leistung (handelsübliche Bezeichnung)
- Zeitpunkt der Leistung (Leistungsdatum oder -zeitraum)
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag
- Bei Kleinunternehmern: Hinweis auf § 19 UStG statt Steuerausweis
- Bei Bauleistungen an einen anderen Bauunternehmer: Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG), ohne Steuerausweis, mit USt-IdNr. beider Seiten
- Bei Leistungen an Privatkunden rund ums Grundstück: Sie müssen den Kunden auf dessen 2-jährige Aufbewahrungspflicht hinweisen (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG)
Welches Format passt zu Ihnen?
Alle drei Dateien decken die Pflichtangaben nach § 14 UStG ab. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Positionen hineinpassen, was beim Ausfüllen von selbst passiert und ob die Zeilen für den Lohnanteil schon vorbereitet sind.
| Format | Passt, wenn Sie … | Rechnet selbst | Lohnanteil-Zeilen |
|---|---|---|---|
| am Bildschirm ausfüllen und sofort drucken wollen, ohne etwas am Aufbau zu ändern. Bis zu 50 Positionen auf drei Seiten. | nein | nein | |
| Word | Texte, Reihenfolge oder Ihr Logo frei anpassen wollen. Fünfzehn Positionszeilen, beliebig erweiterbar. | nein | ja |
| Excel | sich verrechnet haben wollen: Zeilensummen, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Lohnanteil stehen als Formeln in der Datei. Fünfzehn Positionszeilen. | ja | ja |
Der Steuersatz ist in der Excel-Fassung kein fester Wert, sondern eine eigene Zelle. Tragen Sie 7 ein, rechnet die Tabelle den ermäßigten Satz. Bei einer Bauleistung an einen anderen Bauunternehmer (§ 13b UStG) oder als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) tragen Sie 0 ein — in beiden Fällen gehört zusätzlich der vorgeschriebene Hinweis auf den Beleg, bei § 13b außerdem die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beider Seiten. Wer laufend mit Abschlägen arbeitet, findet den passenden Rechner unter Abschlags- und Schlussrechnung.
Wenn Sie gar nichts herunterladen möchten, füllen Sie dieselbe Rechnung direkt im Browser aus und bekommen ein fertiges PDF: zum Rechnungs-Generator.
Der Lohnanteil, den Ihr Privatkunde absetzen kann
Privatkunden können einen Teil Ihrer Rechnung von ihrer Steuerschuld abziehen. § 35a Abs. 3 EStG erlaubt dafür 20 Prozent der Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer, höchstens 1.200 Euro im Jahr. Material zählt nicht mit. Damit das Finanzamt die Ermäßigung anerkennt, müssen diese Kosten auf der Rechnung getrennt ausgewiesen sein, und der Kunde muss überwiesen haben. Bar bezahlte Rechnungen sind ausgeschlossen.
Für 2027 ist eine Kürzung auf 15 Prozent und einen Höchstbetrag von 900 Euro vorgesehen. Beschlossen ist sie zum Stand September 2026 nicht. Wer eine größere Maßnahme plant, sollte das im Gespräch mit dem Kunden erwähnen.
Das ist keine Pflichtangabe nach § 14 UStG, sondern ein Grund, warum Kunden bei Ihnen beauftragen und nicht schwarz. In der Excel-Fassung tragen Sie je Position ein, wie viel davon Arbeitszeit ist. Den Lohnanteil und die darauf entfallende Umsatzsteuer rechnet die Tabelle dann selbst aus und weist beides unter dem Rechnungsbetrag aus.
Die Word-Fassung hat dieselben Zeilen, dort tragen Sie die Beträge von Hand ein. Das ausfüllbare PDF stammt aus einer früheren Auflage und kennt sie noch nicht — wer den Lohnanteil ausweisen möchte, nimmt Word oder Excel oder ergänzt die Zeilen im PDF unter dem Summenblock.
Wann die Vorlage reicht — und wann nicht mehr
Für die ersten Rechnungen ist eine Vorlage völlig in Ordnung. Drei Dinge kann sie aber nicht: fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken und Dubletten verwalten, Belege unveränderbar archivieren (GoBD) und E-Rechnungen erzeugen, die Geschäftskunden zunehmend verlangen. Spätestens wenn mehrere Rechnungen pro Woche rausgehen oder der Steuerberater nach GoBD und E-Rechnung fragt, lohnt der Umstieg auf ein Rechnungsprogramm— dort entsteht die Rechnung direkt aus Auftrag, Material und Arbeitszeit, inklusive Mahnwesen und Kartenzahlung vor Ort.
Die Vorlage ist mit Sorgfalt erstellt (Stand 2026), ersetzt aber keine Steuerberatung. Prüfen Sie die Angaben für Ihren Einzelfall.
Rechnungen schreiben in Ihrem Gewerk
Objektbetreuung mit Leistungsnachweisen, Abnahme auf der Baustelle oder Projekte über Wochen: Wie aus Einsätzen fertige Rechnungen werden, zeigen die Branchenseiten — zum Beispiel für Hausmeisterservices, Fliesenleger und Zimmereien.